Documentation and Office Coordinator (m/f) (réf. E) (réf. F) (réf. M) (H/F)

Description du poste

Statut : Employé, Fonctionnaire Qui recrute ? Le Service des médias de la connectivité et de la politique numérique (SMC), unité Connectivités Radio critiques Le Service des médias, de la connectivité et de la politique numérique aspire à une société qui nous permette à tous d'évoluer grâce à la disponibilité de l'information et aux opportunités de la technologie. Nous nous engageons pour : le pluralisme des médias et des sources d’informations au Luxembourg ; une connectivité technologique performant/ante ; et des politiques résolument tournées vers l’avenir qui placent l'être humain au premier plan. Convaincus du potentiel des idées audacieur/euses, nous catalysons des initiatives innovant/antes et encourageons des écosystèmes dynamiques et collaboratifs. Missions Le/la Documentation and Office Coordinator assure la formalisation, la structuration et la diffusion rigoureur/euses et organisées de la documentation liée aux processus opérationnels et aux activités de service. Il/elle garantit la traçabilité, la clarté et l’accessibilité de la documentation, contribuant ainsi à la bonne coordination des activités internes et des interactions avec les partenaires externes, tout en garantissant une gestion rigoureur/euse du cycle de vie des documents, dans le respect des procédures internes, des obligations de confidentialité ainsi que des exigences réglementaires en matier/ière de conservation et d’archivage. Documentation des processus : Formaliser et structurer les informations de manier/ière claire, cohérente et standardisée; Veiller à la qualité, à la complétude et à la disponibilité des documents; Maintenir à jour la documentation des processus existants. Suivi opérationnel et traçabilité : Rédiger les comptes rendus de réunions (comités, rapports, synthèses, suivis, ateliers); Consolider les informations clés : décisions, actions, points de suivi; Assurer la traçabilité des échanges et des activités. Conformité et confidentialité : Garantir le traitement des informations confidentielles et sensibles conformément aux règles de sécurité applicables et aux procédures internes; Contribuer à la préparation aux audits, au respect des obligations de transparence et aux exigences de conformité procédurale; Soutenir la mise en œuvre de la gouvernance de l'information, de la protection des données et des mesures de confidentialité. Coordination interne : Assurer la liaison avec les parties prenant/antes internes, les équipes opérationnelles et les interlocuteurs externes, le cas échéant; Contribuer au développement et à l'optimisation des procédures et des flux de travail de gestion documentaire; Fournir des conseils au personnel concernant les pratiques de traitement et d'archivage des documents. Communication et diffusion : Rédiger et publier des notes, procédures et communications opérationnelles; Assurer la diffusion des informations auprès des parties prenant/antes internes et externes; Veiller à la cohérence, à la lisibilité et à l’harmonisation des contenus. Gestion documentaire : Organiser et structurer les espaces documentaires (ex. : GED, outils collaboratifs, etc.); Garantir l’accessibilité, le classement et la mise à jour des documents; Assurer un suivi des versions et des publications. Contribution à l’amélioration continue : Mettre à jour les documentations suite aux évolutions ou retours d’expérience; Structurer les retours issus des réunions ou des activités opérationnelles; Participer à l’optimisation des supports documentaires. Profil Compétences techniques Capacité à structurer et organiser l’information; Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse; Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint); Expérience avec des outils de gestion documentaire (GED, SharePoint, outils collaboratifs, etc.); Connaissance des bonnes pratiques de gestion du cycle de vie documentaire; Maîtrise obligatoire des 3 langues administratives (LU, FR, DE) et l’Anglais. Compétences comportementales Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées; Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques; Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun; Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manier/ière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative; Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à...

Métiers associés

• rédacteur/trice médical/e
• rédacteur/trice technique