Coordination du service des stages F/H - ESCP Business School

Au sein du service des stages de l’ESCP Business School, la personne recrutée contribue à la gestion administrative des stages et des expériences professionnelles, dans le respect de la réglementation en vigueur. En complément, la personne assure une mission de coordination opérationnelle et d’organisation du service, veillant à la fluidité des activités, à l’équilibre de la charge de travail et à l’harmonisation des pratiques entre campus, sans responsabilité hiérarchique. Le poste participe à la qualité de service rendue aux publics et au bon fonctionnement collectif, dans une logique d’amélioration continue. Missions : 1. Gestion administrative des stages (≈ 70 %) - Élaborer et formaliser les conventions de stage de droit français. - Assurer le suivi, la vérification, l’acceptation et la validation des enregistrements des expériences professionnelles (conventions de stage et autres types de contrats). - Répondre aux publics étudiants, aux entreprises et aux services internes sur les questions relatives à la législation des stages en France. - Animer des ateliers et forums (en anglais et en français) afin de présenter le service, JobTeaser, les règles des programmes et la législation française des stages. - Coordonner les profils des publics étudiants avec les services scolarité des différents programmes et apporter un appui opérationnel aux services des stages des campus européens. - Participer aux dossiers transversaux ainsi qu’aux évolutions réglementaires et fonctionnelles du service. 2. Coordination opérationnelle et organisation du service (≈ 30 %) Référent organisationnel - Contribuer à la planification et à la répartition des activités en fonction des périodes d’activité et des priorités du service. - Participer à l’organisation des permanences et des présences, en lien avec les besoins opérationnels. - Faciliter la circulation de l’information et le suivi des décisions opérationnelles. Pilotage opérationnel - Assurer le suivi des indicateurs d’activité du service (volumes, délais de traitement, points de tension) et signaler toute situation nécessitant un ajustement. - Contribuer à l’anticipation des pics d’activité et à l’ajustement des priorités.- Titulaire d’un diplôme de niveau Bac +3 ou équivalent, la personne justifie d’au moins trois années d’expérience professionnelle dans un environnement interculturel (plus de 60 % de publics internationaux). - Des capacités d’organisation, un sens du service, une aptitude au travail en équipe ainsi qu’une attention portée à la qualité et à la fiabilité du travail réalisé sont attendus. - D’excellentes qualités relationnelles et une orientation vers l’accompagnement des publics permettront de mener à bien les missions confiées. - Un intérêt et une aisance dans l’utilisation des outils numériques et des systèmes d’information sont indispensables. Une bonne connaissance d’Excel est nécessaire. - Une très bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, est requise, compte tenu des échanges réguliers dans ces deux langues.