COORDINATEUR/TRICE DES SECRÉTARIATS MÉDICAUX ET RESPONSABLE DES ARCHIVES ET DU DIM - H/F

Description : POSTE PROPOSÉ : COORDINATEUR.TRICE DES SECRÉTARIATS MÉDICAUX ET REPONSABLE DES ARCHIVES ET DU DIM   ******   POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE : Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Ressources Humaines, et sous l’autorité fonctionnelle du Chef de service du DIM ainsi que du Cadre supérieur du Pôle médicotechnique.   Missions :  Organiser coordonner et piloter l’ensemble des activités et des moyens humains, techniques et organisationnels relatifs : * aux secrétariats médicaux, * aux archives médicales, * et au Département d’Information Médicale (DIM), dans une logique d’optimisation des ressources, de qualité de service, de continuité d’activité et de conformité réglementaire. Encadrer et animer des équipes pluri-professionnelles, accompagner les évolutions organisationnelles et contribuer aux projets institutionnels.   ACTIVITES PRINCIPALES :  Organisation et pilotage de l'activité :  * Planification et coordination des activités des secrétariats médicaux, des archives et du DIM, * Mise en adéquation des ressources humaines et des moyens en fonction de l’activité, * Organisation et description des processus spécifiques aux secteurs, * Gestion des aléas, dysfonctionnements et situations imprévues, * Organisation et supervision des contrôles liés aux activités, * Suivi opérationnel des activités et des projets, * Gestion et élaboration des plannings. Management et encadrement des équipes :  * Encadrement de proximité et animation d’équipes pluri-professionnelles, * Coordination des référentes de pôles et des équipes archives/DIM, * Évaluation des professionnels en lien avec les cadres et responsables médicaux, * Gestion des situations difficiles et des conflits, * Répartition de la charge de travail et optimisation des ressources, * Accueil, intégration et encadrement des nouveaux professionnels, étudiants et stagiaires, * Développement des compétences individuelles et collectives. Gestion des ressources et des compétences : * Gestion des moyens humains, techniques, financiers et informationnels, * Identification des besoins en formation et mise en œuvre des actions adaptées, * Constitution et suivi des effectifs, * Participation au recrutement et gestion d’un vivier de candidatures, * Formation des professionnels aux outils, techniques et procédures. Information, communication et coordination :  * Animation de réunions, groupes de travail et instances de coordination, * Organisation de la diffusion de l’information au sein des équipes, * Communication avec les interlocuteurs internes et externes, * Réalisation de rapports d’activité et de suivi, * Conseil auprès des décideurs (Directions, ligne hiérarchique). Gestion de la qualité et amélioration continue : * Contrôle et suivi de la qualité des prestations, * Élaboration, mise en œuvre et évaluation des procédures et protocoles, * Analyse des dysfonctionnements et mise en place d’actions correctives, * Suivi des événements indésirables, * Contribution à la démarche qualité institutionnelle. Pilotage de projets :  * Définition, conduite et évaluation de projets dans son domaine d’activité, * Participation à des projets transversaux et institutionnels, * Coordination des acteurs impliqués. ACTIVITES SPECIFIQUES AUX ARCHIVES MEDICALES : * Organisation du circuit de l’archivage et des conditions de conservation, * Gestion de la collecte, du classement et de la communication des archives, * Organisation des locaux d’archivage, * Identification et gestion des fonds d’archives, * Paramétrage et utilisation des outils et logiciels métiers. Profil recherché : COMPETENCES (ETRE CAPABLE DE) :  Compéténces managériales :  * Animer, mobiliser et fédérer des équipes, * Gérer les conflits et les situations complexes, * Évaluer et développer les compétences. Compétences organisationnelles :  * Planifier, organiser et prioriser les activités, * Optimiser les ressources en fonction des besoins, * Structurer et formaliser des processus. Compétences techniques :  * Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers, * Organiser, classer et exploiter des données et documents, * Paramétrer les outils liés à son domaine. Compétences transversales :  * Conduire des réunions et des projets, * Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs, * Conseiller et accompagner la prise de décision. Conditions d'exercice : * Poste à temps plein, * Travail en repos fixe de jour, du lundi au vendredi.