Coordinateur(trice) administratif(ve) - Organisme de formation métiers créatifs (H/F)

Dans le cadre du développement de notre activité de formation, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et gestion H/F rigoureux(se), organisé(e) et à l'aise avec les outils numériques.

Vous interviendrez au cœur de l'activité administrative de notre organisme de formation et participerez au bon déroulement des parcours de nos apprenants, depuis leur inscription jusqu'à la clôture administrative de leur dossier.

Vous serez en contact régulier avec les apprenants, les formateurs, les entreprises et les différents organismes de financement.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des dossiers de formation : inscriptions, conventions, contrats, convocations, feuilles d'émargement, attestations et certificats de réalisation
• Vérifier la complétude des dossiers apprenants et assurer leur mise à jour
• Gérer les échanges avec les différents organismes financeurs : OPCO, AFDAS, France Travail, CPF et autres dispositifs de financement
• Préparer, déposer et suivre les dossiers de prise en charge et de facturation
• Assurer le suivi des règlements, des pièces manquantes et des éventuelles relances administratives
• Répondre aux demandes des apprenants par téléphone et par email et les accompagner dans leurs démarches administratives
• Organiser les plannings de formation et assurer la coordination entre les apprenants et les formateurs
• Effectuer la saisie et la mise à jour des informations dans nos outils de gestion, CRM et tableaux de suivi
• Classer et archiver les différents documents administratifs et pédagogiques
• Participer au respect des procédures liées à la certification Qualiopi et à la conformité documentaire de l'organisme
• Préparer les documents nécessaires en cas de contrôle, audit ou demande d'un organisme financeur
• Participer plus largement aux différentes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'organisme de formation

Profil recherché

• Une première expérience significative en administration, gestion, secrétariat ou gestion de dossiers est souhaitée
• Une expérience au sein d'un organisme de formation est fortement appréciée
• Une connaissance des dispositifs de financement de la formation professionnelle (OPCO, AFDAS, CPF, France Travail) constitue un véritable plus
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Google Workspace, Gmail, Drive et Calendar
• Excellente organisation et grande rigueur dans le suivi documentaire
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et plusieurs interlocuteurs
• Très bonne communication écrite et orale
• À l'aise au téléphone et avec la relation client
• Autonomie, réactivité et capacité à identifier rapidement les dossiers nécessitant une action
• Une connaissance de Qualiopi et des obligations administratives liées à la formation professionnelle est un plus important

Qualités recherchées

Nous recherchons avant tout une personne :

• rigoureuse et méthodique ;
• réactive ;
• à l'aise avec les chiffres et les tableaux de suivi ;
• capable de suivre un dossier de bout en bout ;
• ayant le sens du service et de la relation apprenant ;
• capable de travailler dans un environnement dynamique avec plusieurs formations organisées simultanément.

Vous intégrerez une équipe en développement dans laquelle votre rôle sera essentiel pour assurer la fluidité des parcours de formation et la bonne gestion administrative de chaque dossier.

Rémunération : 1 900,00€ à 2 200,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel