Coordinateur (trice) administratif(ve) des opérations (H/F)

VOS PRINCIPALES MISSIONS

1/ COORDINATION ADMINISTRATIVE DES OPÉRATIONS

• Coordonner l'ensemble des flux administratifs des opérations, de l'ouverture des affaires jusqu'à leur clôture.
• Garantir la circulation fluide des informations entre les différents services.
• Veiller au respect des échéances administratives, contractuelles et réglementaires.
• Consolider les informations nécessaires au suivi des opérations et alerter les responsables de service sur les points de vigilance.
• Garantir la fiabilité des données enregistrées dans les outils de gestion.
• Préparer et coordonner administrativement les dossiers nécessaires au bon déroulement de l'affaire.

2/ GESTION DOCUMENTAIRE, CONFORMITÉ ET SUIVI JURIDIQUE

• Constituer, contrôler et maintenir les dossiers administratifs.
• Collecter les pièces auprès des clients et des administrations.
• Assurer le suivi des demandes d'urbanisme, raccordement, conventions et contrats d'obligation d'achat.
• Assurer le lien entre les équipes et les contacts externes, préparation documentaire des rdv, édition d'éléments tels que PV de réception de chantiers, etc.
• Préparer les éléments et assurer le suivi administratif des contrats, conventions, servitudes, baux et autres engagements.
• Préparer les éléments administratifs nécessaires au traitement des litiges ou demandes particulières.
• Garantir la traçabilité, la sécurisation et l'archivage des documents contractuels.

3/ RELATION CLIENTS ET PARTENAIRES

• Être l'interlocuteur administratif privilégié des clients.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, le traitement des courriers entrants.
• Faciliter les échanges avec les intervenants externes (collectivités, administrations et partenaires).
• Contribuer à un haut niveau de satisfaction client grâce à un suivi administratif rigoureux.

4/ APPUI AUX RESPONSABLES DE SERVICES

• Préparer les dossiers, les tableaux de bord et indicateurs de suivi.
• Consolider les informations utiles aux réunions de pilotage.
• Identifier les points de vigilance administratifs.
• Participer à l'application des procédures internes et des standards qualité.

5/ AMÉLIORATION CONTINUE

• Participer à l'amélioration des processus administratifs.
• Être force de proposition dans l'évolution des méthodes de travail.
• Contribuer au système de management de la qualité (ISO 9001).