Chef de projet événementiel (H/F)

Missions principales

Concevoir, planifier et mettre en œuvre les différents événements internes et externes organisés par l'entreprise, notamment les salons professionnels, conférences, séminaires, réunions, formations et événements d'entreprise ;

Élaborer les plans de projet, calendriers, budgets prévisionnels et cahiers des charges relatifs aux événements, et assurer le suivi de leur bonne exécution ;

Coordonner les différentes étapes de préparation des événements, depuis la définition des besoins jusqu'à leur réalisation et leur évaluation ;

Identifier, sélectionner et coordonner les prestataires externes, notamment les lieux d'accueil, traiteurs, agences, fournisseurs de matériel, prestataires techniques et sociétés de transport ;

Négocier les conditions commerciales avec les prestataires et assurer le suivi des devis, commandes, contrats et factures, dans le respect des budgets validés ;

Assurer la coordination entre les différents services de l'entreprise, le siège social, les filiales européennes, les partenaires et les prestataires intervenant dans l'organisation des événements ;

Organiser les aspects logistiques des événements, notamment la réservation des lieux, les déplacements, l'hébergement, la restauration, les équipements, les supports de communication et l'accueil des participants ;

Préparer et diffuser les invitations, programmes, supports de présentation et autres documents nécessaires à la bonne organisation des événements ;

Assurer le suivi opérationnel des événements sur place, gérer les imprévus et veiller au respect du calendrier, du budget et des exigences de qualité définies par l'entreprise ;

Participer à la promotion des événements en collaboration avec les équipes commerciales, marketing et communication ;

Évaluer les résultats des événements, recueillir les retours des participants, établir des bilans et proposer des mesures d'amélioration ;

Assurer une veille sur les tendances, les pratiques et les prestataires du secteur événementiel afin de proposer de nouveaux formats et d'améliorer l'efficacité des événements organisés par l'entreprise.