Chef / Cheffe de service socioéducatif (H/F)

PRÉSENTATION DE L'ORGANISATION

L'Assistant.e de département apporte son soutien aux projets éducatifs et citoyens du Département Vitalité et Réussite Éducative. Parmi les missions, il/elle assure la liaison entre le directeur et divers interlocuteurs, organise les réunions et les séminaires, assure la gestion administrative, et veille au bon fonctionnement des procédures internes. Il/elle rédige des courriers, notes et comptes rendus, gère les agendas, et prépare les éléments pour les dossiers stratégiques. Il/elle est également responsable de l'accueil téléphonique et physique, gère les demandes et participe à la diffusion de l'information au sein du département.

DESCRIPTION DES MISSIONS

1- Assistanat

• Contribution au bon fonctionnement de la gouvernance locale :

• Collaborer étroitement et faire le lien avec les assistantes de direction du Département

• Assurer les liaisons avec le Cabinet du Maire, les élus et leurs assistants, le Directeur Général Adjoint/le Directeur Général des services et leurs assistants, les Directeurs de département, les directeurs et leurs assistants, les chefs de service et les chargés de mission

• Contribuer à la préparation du Conseil Municipal, du Bureau Municipal,

• Organiser la préparation des points spécifiques avec Monsieur le Maire

• Garantir au sein du département le respect des procédures relatives à l'accueil et au courrier et notamment à l'harmonisation de la présentation des documents en veillant à l'application de la charte graphique

• Suivre les démarches du projet de ville

• Veiller au respect des procédures du département et des Notes d'Information Générale et en suivre la diffusion

• Organiser les réunions du directeur de département, parfois de directeurs, élaborer les fonds de dossiers et rédiger les comptes rendus

• Participer à l'organisation logistique des séminaires du département

• Gestion administrative du département :

• Organiser l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de Département

• Organiser les déplacements du Directeur de Département

• Assurer la gestion de l'agenda général et la préparation de la revue de calendriers hebdomadaires

• Rappeler les informations importantes, les instructions et transmettre les messages

• Intégrer les priorités du département dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)

• Assurer la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates, de salles, convocation, prestations.)

• Organiser et planifier les réunions internes

• Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des comités opérationnels, et en assurer leur diffusion

• Organiser et planifier les commissions, en rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux, centraliser et harmoniser les présentations, et en assurer leur diffusion en respectant les délais des assemblées

• Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions et la constitution des dossiers stratégiques

• Préparer en amont l'ensemble des dossiers d'évaluation

• Participer au suivi de l'activité : centraliser les rapports et bilans d'activité, élaborer et suivre des tableaux de bord

• Gestion des réservations de salles via le logiciel PLANITECH

2- Secrétariat

• A partir d'informations écrites ou orales, rédiger des courriers et des notes d'informations/d'intention

• Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc.

• Assurer la gestion et le suivi des courriers pilotés Elise

• Assurer le traitement et la circulation des parapheurs, courriers, notes dans les délais impartis

• Tenir à jour le classement de la Directeur de Département, la mise à jour de bases de données et de fichiers

• Solliciter et organiser l'aide, en cas de nécessité lors des surcroîts d'activité, en s'appuyant en outre sur les autres agents administratifs du département.

3- Accueil / Communication

• Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

• Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à la personne en capacité de les fournir

• Identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence

• Assurer la circulation de l'information entre le Département et les différents services de la collectivité

PROFIL RECHERCHÉ

• De formation bureautique/secrétariat

• Première expérience obligatoire

• Bonnes qualités relationnelles