Chargé(e) des Moyens Généraux (H/F)

MISSIONS ET RESPONSABILITES

GESTION DES INFRASTRUCTURES ET DES LOCAUX

Assurer le bon état des bâtiments et des installations ( maintenance courante et préventive).

Superviser les interventions techniques (électricité, climatisation, plomberie, etc.).

Gérer les contrats de maintenance et de services.

Suivre les travaux d'aménagement ou de rénovation.

Participer, sur délégation de la Direction, aux réunions et assemblées de copropriété relatives aux locaux : préparer les éléments nécessaires, assurer le suivi des décisions prises et coordonner les actions relevant de son périmètre.

GESTION DES EQUIPEMENTS ET FOURNITURES

Piloter les achats de fournitures et équipements (mobilier, consommables.).

Gérer les stocks et les inventaires.

Veiller à la bonne utilisation et à la maintenance du matériel.

Gérer le parc automobiles.

GESTION DES PRESTATAIRES

Sélectionner, négocier et suivre les prestataires (nettoyage, sécurité, maintenance.).

Contrôler la qualité des prestations fournies.

Suivre les contrats et les engagements.

Organiser et tenir à jour les archives techniques et fournisseurs : contrats, devis, bons d'intervention, rapports de contrôle, dossiers de travaux, plans et documents relatifs aux équipements.

ORGANISATION LOGISTIQUE

Organiser les déménagements ou réaménagements de bureaux.

Gérer les salles réunions et les équipements associés.

Assurer le support logistique pour les évènements internes.

SECURITE ET CONFORMITE

Veiller au respect des normes de sécurité et réglementations (incendie, hygiène, accessibilité.).

Mettre en place et suivre les procédures de sécurité.

Mettre en place les mesures nécessaires au respect des normes d'accessibilité des Agences pour améliorer l'accessibilité des personnes en situation de handicap dans les ERP.

Participer aux audits et contrôles réglementaires.

MISSIONS COMPLÉMENTAIRES

Organiser et préparer les déplacements et missions.

Assurer la gestion logistique et les commandes de dotations, cartes cadeaux, objets promotionnels, supports ou matériels nécessaires aux actions internes, commerciales ou de fidélisation, dans le respect des procédures et budgets validés

RESPONSABILITES

Pour l'exécution de ses missions, le (la) Chargé(e) des Moyens Généraux dispose d'une autonomie d'organisation dans le respect des procédures internes, des budgets alloués, des délégations applicables et des priorités définies par la Directrice Générale / le Directeur Général.

Le (la) Chargé(e) des Moyens Généraux prend les mesures nécessaires au bon accomplissement de ses missions, dans l'intérêt de la Mutuelle et conformément aux directives de la Directrice Générale / du Directeur Général.

Tout engagement financier, contractuel ou relatif à des travaux est soumis aux validations requises, conformément aux procédures et délégations en vigueur.

Le (la) Chargé(e) des Moyens Généraux rend compte régulièrement à la Directrice Générale / au Directeur Général de son activité, des actions menées, des incidents constatés, des échéances à venir et des besoins d'arbitrage.

Les contributeurs et partenaires :

Relations Internes :

Direction Générale

Gouvernance

Pôle Support

Pôle Développement

Relations Externes :

Mutuelle Livre 3 - Horizon Mutualiste

Prestataires de maintenance, sécurité, nettoyage et travaux

Fournisseurs

Assureurs

Organismes de contrôle réglementaire

Administrations et entreprises intervenant sur les locaux ou équipements

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir et savoir-faire :

Connaissance de la gestion des bâtiments et maintenance.

Maîtrise des achats et gestion des stocks.

Connaissance des normes de sécurité et de réglementation.

Connaître les techniques d'organisation et de planification des activités.

Connaître l'organisation et les activités de la Mutuelle.

Maîtrise des outils bureautiques.

Savoir Etre :

Sens de l'organisation.

Rigueur.

Réactivité et capacité à gérer les imprévus.

Bon relationnel