Chargé.e des affaires réservées (H/F)

Poste à la Préfecture de l'Ain

Prise de poste au 01/10

Diplôme : Bac ou diplôme équivalent

Rémunération : en fonction de l'expérience

Missions principales

1. Instruction des dossiers institutionnels et honorifiques

Instruire les interventions des particuliers et des parlementaires, en garantissant la qualité, la fiabilité et les délais de

traitement des réponses ;

Instruire, en lien avec le responsable de pôle, les dossiers de distinctions honorifiques relevant de la compétence de la

préfecture (hors dossiers dévolus aux sous-préfectures), dans le respect des procédures, des règles de confidentialité

et des échéances réglementaires ;

Contribuer à la sécurisation et à la traçabilité des dossiers traités.

1. Appui à la représentation de l'État et au protocole, l'agent est le référent pour les questions protocolaires

Organiser les cérémonies nationales officielles et les différents hommages en lien avec les collectivités territoriales et

l'Onacvg et accompagner les autorités;

Participer à la préparation des déplacements officiels des autorités

Renseigner et tenir à jour le logiciel SEDEM relatif aux déplacements officiels.

1. Contribution à la production écrite

Rédiger divers courriers, invitations et réponses institutionnelles, en veillant à leur qualité rédactionnelle et à leur

conformité au cadre administratif ;

Rédiger des discours et éléments de langage en appui du responsable du pôle ;

Préparer et gérer le courrier réservé, dans le respect des circuits, des délais et de la confidentialité.

1. Gestion administrative et continuité de service du pôle

Contribuer à la continuité de l'activité du pôle en assurant, le cas échéant, le remplacement du chargé du suivi de la vie

politique et de la préparation des déplacements du préfet pendant ses absences.

Missions transversales et complémentaires

Apporter un appui opérationnel aux projets transversaux du pôle Représentation de l'État ;

Participer à l'amélioration continue des pratiques et outils du pôle, en lien avec le responsable du pôle ;

Assurer toute mission confiée par la hiérarchie en fonction des nécessités de service et de l'actualité institutionnelle.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Membre de l'astreinte - cellule de veille - 1 semaine toutes les 8 semaines environ

Travail les week-end en cas de cérémonie, d'élection ou de visite officielle et pour les journées européenne du patrimoine

Discrétion et disponibilité