Chargé(e) de mission administrative et financière (H/F)

Contexte et présentation de la structure

Le Groupement d'Intérêt Public de l'Académie de Lyon (GIPAL) a pour mission de soutenir la stratégie académique en assurant la gestion administrative, financière et commerciale de projets de formation tout au long de la vie et d'insertion professionnelle. Le GIPAL-Formation est un outil de gestion, de coopération régionale et de concertation pour les acteurs de la formation initiale et continue de l'Éducation nationale et leurs partenaires.

Le/La Chargé(e) de mission intègre la cellule Europe du GIPAL-Formation. Sous l'autorité hiérarchique de la responsable financière, il/elle contribue à la mise en œuvre et au suivi administratif et financier des projets de coopération et de mobilité européenne.

Missions principales

Le/La chargé(e) de mission administrative et financière de la cellule Europe travaille sur les projets annuels et pluriannuels portés par le GIPAL-Formation et assure les missions suivantes :

1. Contribution au montage et à l'instruction des dossiers (consolidation des budgets, saisie des données des projets sur les plateformes, conventionnement, diffusion des procédures) ;
2. Gestion administrative et financière (gestion des engagements, des commandes, des interventions des vacataires, des candidats à la mobilité, contrôle des pièces justificatives, suivi des budgets, élaboration de bilans administratifs et financiers) ;
3. Préparation et participation aux groupes de travail ainsi qu'aux réunions institutionnelles et partenariales ;
4. Compilation des données d'entrée pour le tableau de bord des indicateurs de pilotage et de performance ;
5. Participation à la démarche qualité EDUFORM du GIPAL-Formation.

Activités détaillées

Gestion administrative et financière

• Montage et suivi des budgets des projets en responsabilité, en lien avec la responsable financière et les services académiques concernés ;
• Suivi administratif des projets en lien avec les partenaires et les services concernés, dans le respect des règles et procédures mises en place ;
• Participation à la production et/ou à l'évolution des règles et procédures selon les demandes du financeur et/ou des services académiques ;
• Responsable de l'interface avec l'agence Erasmus+ : gestion des demandes et alertes à traiter après validation de la direction ;
• Préparation des bilans administratifs et financiers en lien avec la responsable financière ;
• Mise en place des outils et tableaux de bord nécessaires au bon suivi administratif et financier de l'activité concernée.

Compétences et qualités requises

Savoirs

• Connaissance de l'environnement institutionnel européen ;
• Maîtrise des aspects budgétaires et des principes comptables.

Savoir-faire

• Rigueur et méthodologie dans le suivi des dossiers et des échéances ;
• Excellente capacité rédactionnelle (fiches synthétiques, courriers, rapports) ;
• Maîtrise des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs, reporting) ;
• Gestion de projet : organisation, priorisation, respect des délais.

Savoir être

• Sens du relationnel : travail en équipe, animation de réseau ;
• Réactivité et adaptabilité face aux urgences et aux évolutions réglementaires ;
• Autonomie et prise d'initiative dans la résolution des problèmes ;
• Discrétion et éthique : respect de la confidentialité et du RGPD.