CHARGE(E) d'ACCUEIL et de VENTE (H/F)

L'agent assure l'accueil de tous les publics ; veille à la sécurité et la sûreté du site, des personnes et des biens ; et apporte un soutien administratif et logistique à l'exploitation des locaux de l'université.

Il/elle assure également la vente et la distribution de différents articles et accessoires, à destination des étudiants notamment.

Il/elle est appelé(e) à assurer l'ensemble des tâches prévues ci-dessous, les besoins précis pouvant varier selon le bâtiment et l'horaire auquel il/elle est affecté(e).

Les procédures détaillées sont réunies dans les cahiers de procédures présents à l'accueil de chaque bâtiment.

ACCUEIL

• Assure un accueil efficace et agréable de tous les publics
• Oriente les usagers vers l'ensemble des services du campus.
• Accueille les prestataires de maintenance et informe le service de maintenance de leur arrivée.
• Accepte les livraisons destinées à AUP sauf celles notifiées « A remettre en main propre », signe et/ou tamponne le bon de livraison en émettant des réserves au besoin, appelle le destinataire pour l'avertir que la livraison est arrivée. Pour les livraisons à remettre en main propre, contacte le destinataire et lui demande de venir à l'accueil.
• Pour les lettre recommandées, courriers suivis et autres livraisons de La Poste qui requièrent une signature : dirige le facteur vers une personne dans le bâtiment détentrice d'une procuration postale au nom de The American University of Paris.
• Assure la mise à jour des documents Accueil sous la direction du Responsable Sécurité : procédures, registres obligatoires, documents d'information, annuaires, etc.
• Renseigne la main courante de façon précise et complète.

VENTE ET DISTRIBUTION D'ARTICLES ET ACCESSOIRES

• Assure la vente des méthodes de français et leur enregistrement dans le système.
• Assure la vente de goodies institutionnels ou promotionnels et leur enregistrement dans le système.
• Accueille et renseigne les usagers concernés dans le cadre de ces activités.
• Procède à la remise des articles aux étudiants, visiteurs ou autres bénéficiaires concernés.
• Participe au suivi des stocks et besoins de réapprovisionnement.
• Participe à la préparation, à l'organisation et à la distribution des accessoires liés à Graduation.

SECURITE INCENDIE

• Alerte le Responsable Sécurité en cas d'alerte incendie.
• Encadre l'évacuation du bâtiment en cas d'alerte incendie.
• Appelle et accueille les services publics de secours.
• Gère la centrale SSI au quotidien (surveillance des défauts, réarmement.).
• Assure l'inscription des incidents et interventions sur le registre de sécurité.
• Surveille le site, signale tout incident, et veille à la prévention des risques.

SURETE

• Surveille les portes d'entrée.
• Gère les clefs du bâtiment (suivi de la mise à disposition des passes, distribution de clefs, etc.) en lien avec le Responsable Sécurité.
• Gère les accès non autorisés, en lien avec le gardien extérieur et le Responsable Sécurité, ou en leur absence (entreprise ou visiteur non annoncé, personne interdite d'accès aux bâtiments.).
• Participe au Plan Particulier de Mise en Sécurité.
• Gère au quotidien l'alarme intrusion.

TACHES ADMINISTRATIVES

• Affiche les horaires du bâtiment.
• Affiche les annulations et modifications des cours, sur demande du Bureau de la Scolarité uniquement ; renseigne les étudiants.
• Informe le Bureau de Scolarité de l'absence des enseignants lorsque aucune annulation n'a été signalée.

EXPLOITATION DU SITE

• Signale au service Maintenance les incidents, dysfonctionnements des équipements et problèmes de propreté.
• Assure l'approvisionnement de fournitures sanitaires en cas de besoin.
• Relaie au Directeur des Services Généraux les demandes des salariés en lien avec le fonctionnement du site.