Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative en apprentissage (H/F)

Dans le cadre de son développement, AIRO, centre de formation aux métiers du sport, de l'animation, de l'audiovisuel et de l'événementiel, recherche un(e) candidat(e), en apprentissage, prêt à se former au métier de chargé(e) d'accueil et de gestion administrative

Le(la) candidat(e) sera formé(e) aux côtés des gérants de l'entreprise et de la responsable administrative et vie scolaire de l'établissement

Le/la chargé(e) d'accueil et de gestion administrative joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l'organisme.

Ses responsabilités s'articulent autour de deux axes :

• Accueil et relation avec le public

Accueillir physiquement les visiteurs (stagiaires, formateurs, partenaires)

Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs

Gérer les demandes d'information (formations, inscriptions, financements)

Assurer une image professionnelle et conviviale de la structure

-Gestion administrative

Constituer et suivre les dossiers des apprenants (inscription, pièces justificatives)

Saisir et mettre à jour les données dans les outils internes

Éditer des documents administratifs (conventions, convocations, attestations)

Participer au suivi des financements

Classer et archiver les documents

Aider à la préparation logistique des sessions de formation

Activités principales :

Au quotidien, cela peut inclure :

Traitement des emails et courriers

Planification des rendez-vous ou des sessions

Mise à jour des tableaux de suivi (Excel ou logiciel métier)

Suivi des présences et absences des stagiaires

Appui à l'équipe pédagogique et administrative

Vérification de la conformité des dossiers

Conditions d'exercice et horaires

Durée hebdomadaire : 35 heures/semaine

Du lundi au vendredi

Horaires types :

Matin : 9h00 - 12h30

Pause déjeuner : 12h30 - 13h30

Après-midi : 13h30 - 17h00

Environnement de travail :

Travail en bureau, souvent à l'accueil ou en open space

Utilisation quotidienne d'outils informatiques (suite bureautique)

Interaction constante avec différents publics (internes et externes)

Spécificité de l'apprentissage :

Encadrement par un tuteur ou maître d'apprentissage

Alternance entre centre de formation et entreprise

Montée progressive en compétences (autonomie croissante)

Contraintes possibles :

Gestion de pics d'activité (rentrée, périodes d'inscription)

Nécessité d'organisation, rigueur et sens du service

Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle