Chargé.e d'accueil et d'assistance administrative polyvalente (H/F)

Premier point de contact des usagers, l'agent.e accueille, oriente et renseigne le public. Il/elle représente l'image de la collectivité et assure un appui administratif polyvalent transversal aux services et à l'équipe exécutive.

ACTIVITES METIER :

1. Accueil et information du public

• Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers
• Recevoir, filtrer et orienter vers les services compétents
• Information de 1er niveau pour amener à transmettre ou faire remplir certains documents relatifs à : Assainissement Non Collectif (ANC), Ordures Ménagères (OM), scolaire/périscolaire, la Halle d'Etain
• Gestion du courrier, des colis et des clés (mise à jour de tableau de suivi)

1. Gestion administrative et facturation

• Mises à jour des logiciels e-REOM et ARPEGE
• Suivi ANC et facturation courante OM
• Diffusion d'information via PanneauPocket et site internet

1. Appui à la Direction et aux élus communautaires

• Réponses aux invitations et Assemblées Générales des élus, courrier de remerciement, actualisation de l'adresse électronique des partenaires
• Préparation logistique des réunions
• Continuité du service d'accueil

SAVOIRS FAIRE (compétences) :

• Capacités rédactionnelles (mails, courriers types)
• Gestion des priorités et des interruptions
• Force de proposition dans l'organisation des activités
• Écoute et réactivité face aux demandes
• Remontée d'informations à la hiérarchie (signalements, dysfonctionnements récurrents)

SAVOIRS (connaissances) :

• Connaissance des techniques de secrétariat, et des techniques d'accueil physique et téléphonique
• Connaissance de l'environnement et du territoire local
• Connaissance des procédures administratives et des procédures de service applicables dans le secteur d'activité
• Outils bureautiques (Pack Office, messagerie)
• Notions RGPD appliquées à la gestion des données usagers

SAVOIR ETRE (qualités) :

• Aisance relationnelle, gestion des publics difficiles
• Autonomie, esprit d'initiative, dynamisme
• Discrétion professionnelle et confidentialité