Chargé(e) d'accueil en Résidence Seniors

La résidence Seniors, Les Jardins d'Arcadie située à Rochefort recherche un(e) chargé(e) d'accueil pour des CDD de remplacement (dates et durée à définir avec l'employeur), à temps plein.

Vos missions

L'accueil et le suivi :

• Accueil des résidents, des familles, des fournisseurs, partenaires et visiteurs ;
• Répondre aux appels entrants, prendre des messages et fixer des rendez-vous ;
• Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.

L'administratif :

• Tenir des tableaux de suivi de la restauration, de la coiffure, de la blanchisserie le cas échéant etc. ;
• Réaliser la facturation ;
• Gestion des commandes administratives ;
• Etablir les remises de chèques en banque et le suivi des encaissements ;
• Préparer les dossiers administratifs des résidents ;
• Commander le matériel de bureau nécessaire ;
• Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs (factures GED).

Répondre aux besoins des résidents :

• Renseigner les prospects et les résidents en demande d'information sur l'hébergement et les prestations de service à la personne ;
• Répondre aux demandes de conciergerie ;
• Veiller à mettre à jour régulièrement l'affiche en résidence (animation, menus.) ;

Savoirs :

• Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ;
• Les outils digitaux de communication (WhatsApp, Slack, domotique, application JDA...) ;
• La démarche commerciale et le plan d'actions ;
• Les règles d'hygiène et de sécurité, le protocole 24h/24h ;
• Les fondamentaux de la bientraitance ;
• Les règles d'éthique liées à son activité (Charte éthique, engagement éthique, Charte de la personne âgée accueillie).

Savoir-être :

• Organisation ;
• Rigueur et sérieux ;
• Ponctualité et adaptabilité ;
• Autonomie et sang-froid ;
• Disponibilité et patience ;
• Ecoute ;
• Respect du secret professionnel.