Chargé(e) administration des mandats patronaux (H/F)

Au sein de notre organisation, vous assurez la gestion administrative, le suivi et la sécurisation des mandats patronaux confiés à la structure. Vous accompagnez les mandataires dans leurs démarches et contribuez au bon fonctionnement des instances de gouvernance.

Vos missions

Gestion administrative des mandats

• Tenir à jour la base de données des mandats et des mandataires.
• Assurer le suivi des échéances de renouvellement.
• Préparer les dossiers de désignation.
• Rédiger les courriers de nomination et de renouvellement.
• Assurer le suivi des réponses des organismes partenaires.
• Organiser l'archivage physique et numérique des dossiers.

Organisation des commissions et instances

• Préparer les réunions de la Commission des mandats.
• Constituer les dossiers de séance.
• Rédiger les comptes rendus et relevés de décision.
• Assurer le suivi des décisions prises.

Accompagnement des mandataires

• Répondre aux demandes administratives des mandataires.
• Assurer leur intégration.
• Suivre les participations aux réunions.
• Centraliser les comptes rendus d'activité.
• Mettre à jour les annuaires et listes de diffusion.

Reporting et tableaux de bord

• Produire les statistiques de mandats.
• Suivre les taux d'occupation des sièges.
• Identifier les mandats vacants.
• Préparer les indicateurs pour la direction et les élus.

Appui administratif général

• Gestion documentaire.
• Préparation de notes et courriers.
• Mise à jour des procédures.
• Participation à l'amélioration des outils de suivi.

Formation

Bac +2 à Bac +5 :

• Gestion administrative
• Administration des organisations
• Droit
• Gestion PME-PMI
• Assistanat de direction

Expérience

3 à 5 ans minimum dans l'un des domaines suivants :

• gestion administrative de dossiers complexes ;
• secrétariat général ;
• gestion d'instances ;
• administration d'association, fédération ou organisme consulaire ;
• assistanat de direction ou de gouvernance.