Chargé-e d'accueil - secrétariat et vie associative (H/F)

Description du poste et des missions :

Sous l'autorité directe de la Direction, vous serez la première image et la voix de l'association. Vous assurerez une double mission : garantir un accueil physique et téléphonique de haute qualité pour les usagers de la MJC et de la Médiathèque Sud, tout en exécutant le secrétariat quotidien, la gestion de premier niveau et le soutien à la dynamique associative.

Accueil physique, téléphonique et régulation (Cœur de métier)

Réception & Information : Vous accueillerez, écouterez, renseignerez et orienterez les différents publics (adhérents, familles, partenaires, bénévoles).

Standard téléphonique : Vous gérerez les appels entrants, filtrerez, prendrez les messages et transférerez vers les interlocuteurs concernés.

Régulation du hall : Vous animerez l'espace d'accueil, et veillerez à la convivialité et à la sécurité dans le hall.

Secrétariat administratif, gestion courante et comptable

Traitement du quotidien : Vous gérerez le courrier postal (tri, enregistrement, parapheur) et électronique. Vous rédigerez des courriers types, des notes de service et archiverez les documents.

Inscriptions & Base de données : Vous saisirez et suivrez rigoureusement les dossiers d'adhésion et d'inscription aux ateliers sur les outils dédiés (GoAsso) et vous mettrez à jour les listings et registres de présence.

Suivi financier de 1er niveau : Vous encaisserez et enregistrerez les paiements au quotidien (chèques, espèces, CB, chèques ANCV, aides CAF). Vous assurerez la tenue, le pointage et la clôture de la caisse, et effectuerez le suivi des factures et des relances d'impayés.

Logistique & Matériel : Vous gérerez le planning des réservations de salles pour les ateliers ou réunions partenaires. Vous suivrez les stocks de petites fournitures et passerez les commandes

Support à la vie associative, animation locale et communication

Dynamique associative : Vous soutiendrez administrativement et logistiquement l'organisation des instances (Conseils d'Administration, Assemblées Générales) et des commissions.

Événementiel : Vous aiderez à l'organisation logistique et à la billetterie lors des événements ou des manifestations culturelles.

Communication de proximité : Vous diffuserez, mettrez à jour et valoriserez les supports d'information internes et externes (affichages, programmes, réseaux sociaux, flyers de quartier).

Profil recherché

Formation : Niveau Bac professionnel à Bac+2 souhaité (Bac Pro Secrétariat/Gestion-Administration, STMG, BUT carrières sociales).

Expérience : Expérience significative similaire exigée, idéalement acquise dans le milieu associatif, culturel ou de l'éducation populaire.

Compétences techniques : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel) et des bases de données/logiciels d'adhésion (GoAsso ou similaire). Excellentes compétences rédactionnelles (orthographe et syntaxe irréprochables). Utilisation efficace des réseaux sociaux et des outils numériques de communication.

Savoir-être (Qualités indispensables)

Relationnel & Empathie : Aisance orale, courtoisie, patience et sens de la communication et de l'accueil face à un public très diversifié.

Rigueur & Organisation : Méthode, rigueur, créativité, adaptabilité et sens de l'organisation, discrétion professionnelle

Esprit d'équipe & Autonomie : Capacité à travailler en étroite collaboration avec l'équipe permanente, les intervenants et les bénévoles, sens de l'initiative