Chargé de mission auprès du Directeur Général des Services (H/F)

CHARGÉ(E) DE MISSION AUPRÈS DU DGS (H/F)

Sous l'autorité du Directeur Général des Services (DGS), le/la chargé(e) de mission contribue au pilotage, à la coordination et au suivi de l'activité administrative de la collectivité. À l'interface entre la Direction générale, les élus et les services, il/elle prépare et suit les instances municipales et accompagne le DGS dans les dossiers transversaux.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Préparation et suivi des instances municipales

**Bureau Municipal :

• Préparer les réunions avec le DGS, recueillir les sujets et analyser les notes.
• Préparer les ordres du jour et documents, veiller aux délais de transmission.
• Formaliser et suivre les décisions et arbitrages.
• Alerter le DGS sur les retards ou difficultés.
• Suivre les bilans demandés.

**Conseil Municipal :

• Participer à la préparation administrative des séances et assurer le lien avec les services pour les projets de délibérations.
• Contrôler la complétude des dossiers et le calendrier.
• Contribuer à la sécurisation du circuit administratif.
• Assister aux séances, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
• Suivre les décisions adoptées et actualiser les outils de suivi.

1. Fonctionnement administratif de la Ville

Appui direct au DGS, au Maire et aux élus :

• Coordonner les échanges entre la Direction générale, les directions et services et faciliter la circulation de l'information.
• Préparer notes, courriers, comptes rendus, synthèses et documents d'aide à la décision.
• Suivre les échéances du DGS et contribuer à l'amélioration des procédures et outils.
• Assurer classement et archivage.
• Identifier les situations nécessitant arbitrage ou décision du DGS.
• Participer au CODIR et gérer la régie d'avance protocole.

1. Courrier entrant et demandes adressées à la collectivité

• Analyser et orienter les courriers vers les services compétents.
• En lien avec le cabinet : identifier les courriers prioritaires ou sensibles, suivre les échéances de réponse et effectuer les relances.
• Préparer ou relire les projets de réponses si nécessaire.
• Tenir les outils de suivi des courriers en attente.

1. Suivi de projets transversaux

À la demande du DGS :

• Définir objectifs, étapes et échéances ; identifier les interlocuteurs.
• Organiser les réunions et coordonner les services.
• Suivre les actions, délais, difficultés et points de blocage.
• Proposer des solutions, rendre compte au DGS et assurer le suivi des décisions.

PROFIL RECHERCHÉ

Savoir-faire :

• Organisation, priorisation et autonomie.
• Maîtrise de la gestion de projet et du suivi de plans d'actions.
• Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction.
• Maîtrise de l'orthographe et des outils bureautiques/collaboratifs.
• Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs instances.
• Connaissance du droit des collectivités territoriales et des actes administratifs.

Savoir-être :

Rigueur, fiabilité, anticipation, discrétion, confidentialité, autonomie, diplomatie, réactivité et capacité d'adaptation.

CONDITIONS D'EXERCICE

Déplacements ponctuels.

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires, horaires flexibles (8h00-12h00 / 13h30-17h00), adaptables selon les contraintes personnelles et les impératifs du service.

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES

Rémunération selon la grille indiciaire et le régime indemnitaire en vigueur, selon profil et expérience, complétée par :

• Prime de fin d'année équivalente à un SMIC, versée en deux fois et proratisée selon la date d'arrivée.
• CIA versé en début d'année.
• CNAS : cartes cadeaux, sorties, billetterie, chèques vacances, etc.
• Participation employeur mutuelle/prévoyance
• Télétravail 1 jour/semaine possible.
• Carte d'accès gratuite à la Médiathèque.
• Transports en commun pris en charge à 75 %.