Chargé de Clientèle - Gestion de Séminaires - Evènementiel H/F

Au sein de notre établissement comprenant deux hôtels, basé en Arles et dans le cadre du développement de notre activité « séminaires », nous recherchons un Chargé(e) de clientèle H/F en CDI, temps plein, 39h00/semaine, dès que possible.

Sous la supervision du Directeur et du Directeur Adjoint, vous contribuerez à la satisfaction permanente de la clientèle en assurant une prestation de service de qualité et en veillant au bon déroulement des prestations.

Pour cela, vous aurez pour principales missions :

Gestion commerciale, Réception et traitement des demandes :

• Séminaires
• Groupes
• Groupes loisirs hébergement sec

Site internet, sièges, appels entrants, e-mails :

-Qualification des besoins clients et étude de faisabilité

-Élaboration des devis, proforma, options

-Suivi des dossiers clients jusqu'à confirmation

-Relances commerciales

-Prospection locale (entreprises, partenaires)

-Fidélisation de la clientèle existante

Coordination opérationnelle :

-Organisation et planification des événements (séminaires, journées d'étude, groupes)

-Coordination avec les différents services (restauration, réception, hébergement, technique)

-Transmission des informations opérationnelles (fiches de fonction, brief équipes)

• Suivi du bon déroulement des prestations

Accueil suivi sur site :

• Accueil des clients et des groupes sur site
• Présence opérationnelle pendant les événements

-Gestion des imprévus

• Vérification de la conformité des prestations
• Relation client sur place et garant de la satisfaction

Mise en place logistique :

• Préparation et mise en place des salles (dispositions, matériel, signalétique)
• Vérification des équipements (vidéo projecteur, fournitures, produits d'accueil)
• Coordination des demandes spécifiques clients

Développement de l'offre séminaire :

• Proposition et développement d'une offre séminaire, modernisation des salles, des services
• Mise en place d'offres incentive sous-traitées et / ou développées en direct
• Participation à la stratégie tarifaire et à l'amélioration continue des prestations en lien avec la direction du site et les équipes siège

Suivi administratif reporting fin de mois :

• Suivi des dossiers clients
• Facturation en lien avec les services concernés
• Reporting d'activité (CA, taux d'occupation, typologie clients)
• Retex qualitatif et plan d'actions d'amélioration constant

POSTE NON LOGE

Compétence requises pour le poste :

• Maîtrise des techniques commerciales (devis, relance)
• Capacités d'organisation et de gestion multi-tâches
• Bonne connaissance de l'événementiel et de l'hôtellerie-restauration
• Maîtrise des outils bureautiques (Back You, Opéra Cloud, Symphonie)
• Savoir-être
• Sens du service client et excellent relationnel
• Réactivité et capacité d'adaptation
• Autonomie et sens des responsabilités
• Esprit d'équipe et collaboration transverse
• Rigueur et sens du détail
• Force de proposition et esprit créatif