Chargé / Chargée d'accueil et d'information

La fonction d'accueil du public est fondamentale pour chaque commune, face à une demande d'information toujours plus large et une législation de plus en plus complexe.

Placé(e) sous l'autorité du chef du service de la Relation aux usagers, l'agent chargé(e) d'accueil a pour vocation d'accueillir et renseigner les administrés physiquement et par téléphone. Il/elle est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur. Il/ elle est en charge d'ouvrir, d'enregistrer et diffuser le courrier dans les services et il/ elle est en charge de la gestion liée à la réservation de salles de réunion en interne.

Par ailleurs il/elle assurera l'intérim du vaguemestre durant ses absences (congés formation, arrêts, etc..) en particulier 3 semaines en août, période pendant laquelle il ne sera pas possible de poser des congés.

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE:

Accueil physique et téléphonique des administrés:

Assurer un accueil physique et téléphonique des administrés, en offrant un accueil de 1er niveau

Saisir les demandes des usagers par le biais de la plateforme en ligne « mes démarches » pour les réclamations ainsi que pour la collecte des encombrants

Transmettre les appels en annonçant les interlocuteurs de manière claire et professionnelle

Orienter les usagers vers les personnes et services compétents

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Adopter une tenue correcte et professionnelle

Veiller à l'aménagement et à l'ornement de l'environnement de travail en prenant en charge la décoration des espaces lors des événements et fêtes

Venir en renfort d'autres services en cas de besoin (mise sous plis.) après validation du N+1

Gestion des informations ou des documents par voie d'affichage au sein des services:

Trier, classer et archiver des documents

Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations

Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées

Gestion du courrier:

Assurer la réception, le tri, la distribution et l'expédition du courrier

Veiller à la gestion efficace et organisée du flux de documents sur le logiciel courrier

Gestion des informations ou documents par voie d'affichage au sein des services:

Trier, classer et archiver des documents

Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations

Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées

Vaguemestre en remplacement:

Assurer la gestion de l'acheminement du courrier (A/R) et des divers documents internes, dans le cadre de l'organisation mutualisée.

Assurer la gestion du courrier pour les partenaires sous conventions (département, syndicat des 3 rivières.)

COMPETENCES REQUISES POUR

LE POSTE

Maîtrise des outils bureautiques (textes et tableurs) et logiciels métier

Réactivité et autonomie

Qualités relationnelles et humaines, discrétion, adaptabilité, diplomatie

Rigueur et organisation

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Sens du service public et ses valeurs

Polyvalence, sens de l'initiative et de l'autonomie

Esprit d'équipe et sens relationnel (modalités d'accueil notamment)

Travail du lundi au vendredi.

Discrétion professionnelle exigée

Mobilité sur les différents sites de l'agglo.

Les congés estivaux ne pourront être pris en août.