CDD: Chargé-e de mission d'accompagnement des équipes (H/F)

Sous l'autorité du Directeur du Numérique et de la Stratégie de l'Innovation, et rattaché au Délégué aux méthodes et opérations, la Chargée/le Chargé de mission contribue à la coordination des activités transverses, d'acculturation et d'animation du collectif.

À ce titre, elle/il assure un rôle à la fois de coordination et d'appui au fonctionnement de la direction, de mise en oeuvre et animation de dispositifs destinés à accompagner les équipes et à favoriser leur acculturation aux enjeux du numérique et de l'innovation.

Profil requis :

Formation supérieure de niveau Bac+3 à Bac+5, notamment dans les domaines de la gestion de projet, de l'organisation, de la communication.

• Discrétion et respect de la confidentialité ,
• Disponibilité,
• Rigueur et sens de l'organisation,
• Qualités relationnelles et diplomatie,
• Bonne orthographe, qualités rédactionnelles,
• Réactivité et capacité d'initiative et force de proposition,
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Power Point, Outlook, ...,
• Présentation soignée.
• Présence sur site nécessaire du lundi au jeudi.

Accueil et animation :

La Chargée/Le Chargé de mission est en charge du bon accueil des personnes, et de l'organisation des événements et du quotidien à la Direction du Numérique et de la Stratégie de l'Innovation. Elle/Il doit notamment assurer :

• L'accueil physique et téléphonique, ainsi que le maintien de conditions d'accueil et d'espaces de travail adaptés,
• La gestion de l'approvisionnement courant (fournitures, café, etc.),
• La coordination logistique des événements et des temps d'animation du collectif (cocktails, plénières, plateaux-repas, accueil café etc.) avec commandes, la réservation des espaces et préparation technique,
• L'accueil des nouveaux arrivants (badge, comptes informatiques, kits de démarrage),
• Un support à l'aménagement des espaces de travail,
• L'organisation du collectif (calendrier des congés, animation du SharePoint, Agenda de la semaine).

Organisation/assistanat :

La Chargée/Le Chargé de mission assure les tâches qui concourent au bon fonctionnement de la direction. Elle/Il doit notamment :

• Gérer, coordonner les agendas, la préparation des rendez-vous et des réunions par la constitution des dossiers correspondants, pour le directeur de la DNSI et autres directions,
• Trier, transmettre et assurer le suivi des courriers,
• Créer et administrer le Sharepoint pour centraliser et documenter les fichiers et ressources non confidentielles des membres du CoDir (études, veille, présentations, etc.),
• Coordonner la circulation des informations au sein des directions,
• Organiser les missions et déplacements des directeurs,
• Assurer le suivi des remboursements de frais et factures en lien avec le pôle gestion.

Acculturation :

La Chargée/Le Chargé de mission met en place et opère les dispositifs d'acculturation (avec la DMO) :

• Organisation des dispositifs d'acculturation et temps d'échange (BBL, meetup et cafés du numérique ...),
• Prise en charge des arrivants dans un parcours d'"Onboarding" et organisation des "welcome days",
• Accueil et accompagnement des stagiaires.

Accompagnement :

En soutien de la DMO, la Chargée/le Chargé de mission participe à l'accompagnement des équipes pour améliorer leur fonctionnement en concevant et animant des séminaires, ateliers.

Elle/Il participe aux cadrages et aux rituels agiles (rétrospectives, Communautés de Pratique, Cursus Produit, etc.).

Elle/Il coordonne ou pilote des projets transverses impliquant plusieurs équipes ou directions.