Assistant(e) polyvalent(e) - Centre de formation (H/F)

Dans le cadre du renforcement de notre équipe, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif (ve) polyvalent(e) afin d'assurer le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de notre centre.

Vos missions principales

• Gestion administrative & affichage réglementaire

Mise en place, suivi et actualisation des affichages obligatoires

Gestion et classement des dossiers administratifs des intervenants internes et externes.

Suivi des dossiers après contrôle.

Mise à jour des tableaux de suivi.

Transmission des informations et documents aux services concernés.

Classement physique et numérique des dossiers.

• Logistique & gestion des stocks

Suivi et commandes des consommables :

Organisation des pauses café

Coordination des repas des stagiaires : collecte des menus, saisie des choix, envoi des commandes au prestataire, archivage des justificatifs.

• Maintenance & gestion des prestataires

Coordination des petits travaux (plomberie, électricité, maintenance divers).

Suivi des interventions techniques.

Suivi de l'entretien courant des équipements (machine à café, climatisation, extincteurs, portail).

Tenue du registre de sécurité.

Suivi des prestations de nettoyage.

Transmission mensuelle des éléments pour facturation.

Coordination avec les prestataires extérieurs (jardinier, entretien espaces extérieurs).

Gestion des dysfonctionnements

Signalement et suivi des incidents : téléphonie, électricité, eau

• Caisse & comptabilité administrative

Tenue quotidienne de la caisse.

Saisie des dépenses.

Contrôle de caisse en fin de mois.

Archivage des justificatifs.

Gestion des remises de chèques et bordereaux bancaires.

Courrier & facturation

Gestion du courrier entrant et sortant.

• Expéditions & colis

Préparation des bordereaux d'expédition.

Suivi des envois et archivage des documents associés.