Assistant(e) d'Institut (H/F)

Principales Missions

• Soutien à la gestion de la mobilité

Incoming

• Recueil d'informations auprès des unités de formation UCLy (deadlines, procédures, etc.), diffusion aux partenaires
• Appui à l'organisation des Welcome Days
• Appui aux actions d'accueil des étudiants internationaux (Buddy program notamment)

Outgoing

• Recueil d'informations auprès des partenaires (deadlines, procédures, etc.), diffusion interne

• Envoi des nominations

• Appui à la mise à jour des informations relatives aux démarches de demande de visa

• Soutien à la gestion des accords internationaux :

• Coordination du circuit de validation, signature, envoi, archivage

• Mise en ligne : site web UCLy, EEF, envoi aux ECF

• Appui à la mise en place d'un instrument de suivi des conventions actualisé (type Excel)

• Mise à jour des contacts hors Europe/ hors Erasmus +

• Recherches dans le cadre de prospections

• Soutien aux dossiers Campus France / Etudes en France

• Mise à jour des fiches UCLy

• Mise à jour des deadlines et procédures de candidatures (contact ECF)

Renouvellement du Label Bienvenue en France

• Organisation de réunions, suivi des questionnaires aux unités, recueil de documentation, appui logistique visite de terrain des évaluateurs

• Appui aux actions de communication en lien avec le Label

• Autres missions :

• Organisation de réunions

• Recueil d'indicateurs

• Création et mise à jour de documents informatifs (PPT par exemple)

• Participation à la vie et aux événements du service (Welcome Buffet, Erasmus Days, focus pays, temps d'accueil en période de rentrée, sessions d'information, etc.)

Profil

• Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Microsoft Office),
• Compétences et qualités :
• Bon niveau d'anglais (équivalent B2 minimum requis),
• Bonne expression à l'oral comme à l'écrit,
• Rigueur, Polyvalence,
• Autonomie,
• Esprit d'équipe.

Durée de travail : CDD, Temps partiel, du 15 septembre 2026 au 31 août 2028

Prise de fonction : 15 septembre 2026