Assistant·e de scolarité (H/F)

RESPONSABILITÉS

Missions et activités du poste

Rattaché·e à la Directrice du département STPI, vous assurez la gestion administrative et pédagogique des étudiant·es des pré-orientations IC et ICBE. Vous êtes l'interlocuteur·trice privilégié·e des étudiant·es, enseignant·es et services administratifs pour les questions de scolarité et d'organisation pédagogique.

Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiant·es et des enseignant·es

En lien avec les DE, RUF et services de l'établissement :

• Accueillir, informer et orienter les différents publics.
• Répondre aux demandes de scolarité et diffuser les informations utiles.
• Faciliter les échanges entre étudiant·es, équipes pédagogiques et services.

Assurer la gestion administrative des étudiant·es et des données de scolarité

• Réaliser les inscriptions pédagogiques.
• Produire listes d'étudiant·es et trombinoscopes.
• Mettre à jour les données de scolarité.
• Éditer relevés de notes, certificats et attestations.
• Assurer le suivi administratif des parcours étudiants.

Assurer la gestion et le suivi des enseignements

• Gérer les emplois du temps dans ADE.
• Réserver les salles et suivre les modifications.
• Informer les usagers des évolutions de planning.
• Participer au contrôle des données pédagogiques.

Organiser les examens et les soutenances et assurer la gestion des résultats

• Préparer l'organisation administrative des examens.
• Assurer le suivi des absences.
• Collecter et intégrer les notes.
• Organiser les soutenances de stage.
• Diffuser les documents relatifs aux résultats.

Préparer et assurer le suivi des pré-jurys, commissions pédagogiques et bilans de formation

• Établir les bilans de notes.
• Vérifier les absences et préparer les dossiers.
• Organiser les convocations.
• Assurer le suivi administratif des décisions.

Contribuer au fonctionnement administratif et à l'organisation des activités du département

• Participer à l'organisation d'actions pédagogiques.
• Assurer les démarches logistiques associées.
• Produire et mettre à jour les documents administratifs.
• Assurer le classement et l'archivage.
• Contribuer à l'amélioration des procédures et outils de gestion.

Ces missions pourront évoluer selon les besoins du département et les évolutions réglementaires.

PROFIL RECHERCHÉ

Profil recherché

De formation de niveau Bac à Bac+2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, vous disposez idéalement d'une première expérience dans un environnement d'enseignement supérieur ou de gestion de la scolarité.

Vous appréciez le travail en équipe et le contact avec des interlocuteurs variés. Vous faites preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion dans le traitement des informations qui vous sont confiées.

Votre sens du service, votre capacité à gérer plusieurs activités simultanément ainsi que votre aptitude à travailler dans des délais contraints constituent des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.

Compétences et connaissances attendues

Connaissances

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
• Réglementation relative à la scolarité et aux examens.
• Techniques de gestion administrative.
• Outils de gestion de la scolarité et de planification.
• Environnement bureautique (Word, Excel, etc.).

Compétences opérationnelles

• Appliquer des procédures administratives et réglementaires.
• Organiser et planifier des activités dans le respect des échéances.
• Exploiter des bases de données et des applications de gestion.
• Élaborer, contrôler et mettre à jour des documents administratifs.
• Rédiger et diffuser des informations adaptées aux différents publics.
• Travailler en coordination avec de multiples interlocuteurs.

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Qualités relationnelles et sens de l'accueil.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Esprit d'équipe et sens du service public.
• Autonomie dans l'organisation du travail.

Contrat

• CDD de 12 mois, renouvelable, période d'essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : 01/09/2026
• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoint·e administratif·tive de recherche et de formation, reprise d'ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30
• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.