Assistant(e) de la direction (H/F)

Au sein de la Délégation Départementale des Vosges (DD88), vos missions seront les suivantes :

Placé au cœur de la Délégation Départementale, l'assistant de direction exerce une fonction de confiance auprès du directeur départemental. En binôme avec une seconde assistante, vous contribuez à l'efficacité, la coordination et la transversalité entre l'équipe de direction, les services de l'ARS et ses partenaires.

Le poste offre une forte diversité d'interlocuteurs et de sujets ainsi qu'une réelle autonomie avec l'opportunité de prendre en charge des dossiers ou sujets en propre.

Pour ce faire, vous :

• Assurez le suivi des rendez-vous pour les membres du CODIR (COmité de DIRection) afin d'assurer une continuité de représentation de l'Agence
• Préparez et anticipez les échéances (organisation des réunions, déplacements, identification des urgences.)
• Etes un relais entre les partenaires et l'ensemble des services de la DD, notamment dans l'organisation de rendez-vous complexes
• Fonctionnez en complémentarité avec la seconde assistante de direction pour assurer la continuité de service, partager l'information utile et organiser une répartition fluide des activités
• Sécurisez et fluidifiez la gestion de l'information (traitement et hiérarchisation des courriels et sollicitations, suivi des courriers et réponses, préparation de dossiers.)
• Etes amené à rédiger ou mettre en forme des courriers, notes, comptes-rendus, relevés de décisions.
• Participez à l'organisation des rencontres stratégiques
• Accueillez et orientez les usagers extérieurs par téléphone ou physiquement (demande d'informations, réunion avec les partenaires)
• Participez au support administratif des services de la DD

Vous savez :

Organiser, prioriser et coordonner les activités

Orienter et accueillir les usagers

Anticiper, prendre des initiatives et gérer les urgences

Travailler en équipe

Rendre compte, vous adapter

Utiliser les outils bureautiques

Vous connaissez :

• Le fonctionnement et les missions des services de l'ARS et plus largement des administrations
• Les règles administratives
• Les techniques de communication

Vous êtes :

• Fiable et synthétique
• Doté de bonnes qualités rédactionnelle et relationnelle
• Réactif et force d'initiative
• Doté du sens de la discrétion professionnelle

Poste basé à Epinal

Permanences horaires (Indemnité de sujétion)

A pourvoir dès que possible