Assistant(e) de direction/communication (H/F)

Composée d'une équipe pluridisciplinaire, l'agence recherche actuellement son/sa prochain(e) Assistant(e) de Direction/Communication qui travaillera principalement en appui du Directeur général et de la Directrice administrative avec pour principales missions (liste non exhaustive) :

Participation à la gestion administrative générale de l'agence

• Accueil et gestion du courrier
• Organisation d'événements et de réceptions
• Préparation des déplacements et missions
• Classement et archivage dématérialisé et papier
• Centre de documentation (acquisitions, encodage, registre)
• Réalisation de commandes

En appui du Directeur général et de la Directrice administrative

• Gestion de l'agenda et des besoins spécifiques du Directeur général (réunions, contacts, relations publiques.)
• Appui à la Directrice administrative en gestion financière et sociale (suivi budgétaire et financier, variables de paie, conventionnements et recouvrement.)
• RGPD

Organisation de la vie des instances associatives

• Tenue des documents associatifs (délégués/administrateurs, délibérations)
• Gestion des invitations/listes diffusion aux réunions des instances
• Organisation des réunions : ordre du jour, dossiers, listes de présence, logistique, accueil, procès-verbaux, démarches administratives (statuts, déclarations diverses)

En charge de projets de communication externe et interne

• Tenue de la base contact et des listes de diffusion
• Interface avec les prestataires si nécessaire
• Animation des outils de diffusion
• Force de proposition interne

Formation & expériences

Bac+2/3 (BTS, BUT) en assistanat de direction, secrétariat, gestion des entreprises

Expérience préalable vivement souhaitée

Savoir-faire

Maitrise des outils bureautiques

Initiation à des outils graphiques/infographie serait un plus

Capacités rédactionnelles et bon niveau orthographique

Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et/ou urgences

La bonne connaissance du territoire d'action de l'agence et de ses acteurs institutionnels est un atout central

Savoir-être

Aptitude à travailler en autonomie et à faire preuve de réactivité et d'alerte hiérarchique en cas de difficulté

Organisation, méthode et disponibilité

Intérêt affirmé pour le service public

Neutralité et discrétion

Sens du contact et des relations humaines