Assistant(e) de direction - Secrétaire du Maire - Accueil Mairie (H/F)

Vous êtes placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la responsable des services administratifs et du DGA Ressources de

la commune. Il exerce également ses missions sous l'autorité fonctionnelle du directeur de cabinet pour les activités

relevant du cabinet du Maire.

Vos missions

1. Secrétariat du Maire et appui au cabinet

• Gérer l'agenda du Maire : rendez-vous, réunions, invitations, contraintes institutionnelles et priorisation des

sollicitations.

• Organiser et préparer les rendez-vous, réunions et temps institutionnels (préparation conseils municipaux et

exécutifs).

• Accueillir, filtrer et orienter les appels, messages et sollicitations adressés au Maire ou au cabinet.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, comptes rendus, invitations et documents administratifs.
• Préparer les dossiers, parapheurs et supports nécessaires aux rendez-vous, réunions ou arbitrages.
• Assurer le suivi de certains dossiers confiés par le Maire, le directeur de cabinet ou la direction générale.
• Rechercher, mettre en forme et diffuser les informations utiles à la décision.
• Assurer les relations courantes avec les élus, les services municipaux, les administrés et les partenaires

institutionnels.

• Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers du secrétariat.

1. Gestion du courrier de la mairie

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant de la mairie, en lien avec les services concernés
• Réceptionner, trier, enregistrer si nécessaire, qualifier et attribuer le courrier aux services ou interlocuteurs

compétents.

• Veiller au respect des circuits de validation, de parapheur et de signature.
• Assurer le suivi des courriers sensibles, institutionnels ou nécessitant une réponse dans des délais contraints.
• Mettre en forme, préparer et transmettre les courriers au départ.
• Contribuer à la bonne traçabilité des courriers et au classement physique ou numérique des documents.
• Participer à l'amélioration des circuits de traitement du courrier et à leur sécurisation.

1. Appui administratif au pôle Ressources et au service administratif

• Réaliser des travaux de secrétariat administratif : saisie, mise en forme, diffusion et suivi de documents.
• Transmission de documents (délibérations, arrêtés, budgets) au contrôle de légalité.
• Préparer et mettre à jour des tableaux de bord simples et outils de suivi.
• Participer à l'organisation de réunions internes et à la préparation des dossiers correspondants.
• Contribuer au suivi des échéances administratives et à la transmission d'informations entre les services.
• Apporter un appui ponctuel à la rédaction de courriers, notes, comptes rendus ou documents administratifs.
• Participer à l'organisation, au classement et à l'archivage des dossiers du pôle.
• Accompagner les démarches de modernisation administrative et de gestion dématérialisée des documents.

1. Binôme accueil de la mairie

• Assurer, en binôme, l'accueil physique et téléphonique du public.
• Renseigner les administrés de premier niveau et les orienter vers les services compétents.
• Réceptionner, qualifier et transmettre les demandes des usagers.
• Participer à la continuité de l'accueil en cas d'absence, de forte affluence ou de nécessité de service.
• Contribuer à la qualité de l'accueil et à l'image de la collectivité.
• Adapter son discours à la diversité des interlocuteurs : administrés, élus, partenaires, agents, prestataires

Expérience sur un poste similaire appréciée, notamment en collectivité territoriale, secrétariat de direction, cabinet d'élu ou accueil administratif.

Participation ponctuelle possible à des réunions ou temps institutionnels selon les nécessités de service.

Maîtrise des outils bureautiques courants : Word, Excel, Outlook et outils collaboratifs.

• Une connaissance de certains logiciels utilisés sur ce poste serait un poste (Docuware, Xparaph, Synbird,

Cosoluce)

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