Assistant(e) de direction Organisation des équipes paramédicales (H/F)

Votre mission

Rattaché(e) à la Directrice adjointe et en lien étroit avec le Cadre supérieur de santé, vous êtes le véritable pivot organisationnel du pôle paramédical.

Vos principales missions

• Assurer l'accueil, le secrétariat et le suivi de dossiers pour le service Organisation des équipes paramédicales (gestion d'agendas, préparation des réunions, suivi des décisions).
• Manager au quotidien l'équipe des secrétaires de résidence et contribuer à l'harmonisation des pratiques.
• Organiser et suivre les différents COPIL, groupes de travail et comités (convocations, comptes rendus, tableaux de suivi, etc.).
• Assurer un suivi rigoureux des PAP - Projets d'Accompagnement Personnalisés (planning, traçabilité, audits).
• Participer à la gestion des plannings des équipes paramédicales (saisies, validations mensuelles, congés, heures supplémentaires, états compteurs).
• Gérer les demandes de stages (IFSI, IFAS, lycées) : suivi des candidatures, conventions, courriers de réponse, lien avec les organismes de formation.
• Contribuer aux recrutements paramédicaux en lien avec les ressources humaines (organisation des entretiens, relation avec le cadre supérieur de santé).
• Assurer le remplacement du secrétariat de Direction pendant les périodes de congés.

Les atouts du poste

• Un poste au cœur de l'organisation paramédicale d'un EHPAD de grande taille, avec un périmètre transversal sur l'ensemble de l'établissement (-550 agents).
• Une grande diversité de missions : secrétariat de direction, coordination, pilotage de dossiers, management d'équipe, relations avec de nombreux interlocuteurs (direction, responsables de résidences, équipes pluridisciplinaires, organismes de formation, médecins, IPA, services support.).
• Un environnement de travail structuré : temps de travail à 37h30 avec 14 RTT, au sein des Résidences de Bellevue, bureau partagé et équipement informatique dédié.

Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui aime gérer les priorités, être au centre des échanges et contribuer concrètement à la qualité de l'accompagnement des résidents.

Profil recherché

Prérequis :

• Connaissance du fonctionnement d'un EHPAD public autonome ou d'un établissement sanitaire/médico-social public.
• Diplôme de niveau 5 en assistanat de gestion ou équivalent.
• Maîtrise experte de la suite bureautique et aisance avec les outils informatiques (tableaux croisés dynamiques) Formation sur logiciel métier prévue

Compétences attendues :

• Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement et d'archivage.
• Capacité à accueillir et renseigner des interlocuteurs variés (professionnels, familles, stagiaires.).
• Excellentes qualités rédactionnelles (courriers, comptes rendus, dossiers, PV).
• Sens de l'organisation, priorisation des tâches, respect des délais.

Aptitudes :

• Goût du travail en équipe et sens du service public.
• Aisance relationnelle auprès d'interlocuteurs multiples (direction, responsables de résidences, équipes, partenaires).
• Réactivité, adaptabilité, capacité à prendre des initiatives dans son champ de compétences.

Conditions d'emploi:

• Poste permanent à temps plein CDD d'un an.
• Statut : fonction publique hospitalière
• Salaire : à négocier en fonction des compétences
• Lieu d'exercice : EHPAD Les Résidences de Bellevue