Assistant.e de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS

📍 Villeneuve d'Ascq – Campus Pont de Bois – 📄 CDD jusqu'au 31 décembre inclus 🎓 Catégorie B 🏛 Faculté des Humanités 🎭 Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des services d'appui et l'autorité fonctionnelle de la doyenne: -Assurer l'organisation, le déroulement et le suivi des instances de la faculté

• Assurer le suivi des conventions en lien avec la faculté -Accueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information Vous travaillez en étroite collaboration avec la doyenne, la directrice des services d'appui et l'équipe de direction. 🤝 Vos activités principales et associées : • Organiser les réunions des instances délibérantes (conseil de faculté, commission recherche, commission formation et commission étudiante) :
• Diffuser l'ordre du jour, convoquer les élus et préparer les listes d'émargement et assurer le suivi
• Assurer la logistique associée à la réunion
• Préparer les dossiers des instances délibérantes et les mettre à disposition • Assurer le suivi des instances délibérantes -Établir les relevés de décisions,les procès-verbaux et délibérations
• Assurer la transmission aux services internes et externes et aux élus et personnels de la Faculté sur internet, intranet et legi-ulille le cas échéant • Référent élections: Contribuer à l'organisation matérielle et logistique des opérations électorales des instances de la faculté et de ses département • Assurer l'organisation des réunions de la direction
• Planifier les réunions en cohérence avec les agendas et procédures afférentes, réservation de salles
• Diffuser l'ordre du jour et rédiger les compte-rendus • Assurer l'accueil et la diffusion de l'information
• Gérer les demandes et assurer l'interface avec la Direction -Gérer les courriers et courriels de la direction, gérer les listes de diffusion
• Assurer la mise à jour des certaines pages internet et intranet en lien avec l'assistant.e communication • Veiller à l'organisation matérielle et logistique du pôle affaires générales et contribuer aux missions transversales (organisation des AG, CRD etc) et référente archives • Suivi des conventions: -Être l'interlocuteur privilégié des personnels pour la préparation des conventions en lien avec les partenaires
• Être l'interlocuteur des services instructeurs et veiller à la chaine d'instructions et de signature -Assurer une première instruction formelle -Assurer le suivi des échéances (fin de conventions, renouvellement, avenant) La fiche de poste est susceptible d'évolution

PROFIL RECHERCHÉ

🌟 Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles :

• Faire preuve de réserve, de rigueur et de discrétion.
• Réactivité
• Sens de l'accueil, de l'écoute et de la communication
• Savoir s'organiser et gérer les priorités selon les échéances -Savoir rendre compte
• Savoir travailler en équipe
• Curiosité et capacité à chercher de l'information 🌟 Vos connaissances sur l'environnement professionnel :
• Bonnes connaissances des instances universitaires (Conseils de faculté, CA, CFVU...)
• Maîtriser l'outil informatique courant : traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama, messagerie, gestion électronique des agendas, typo3
• Savoir s'adapter à des applications informatiques.
• Qualités rédactionnelles
• Maîtriser les techniques d'accueil du public. 🌟 Vos atouts opérationnels
• Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité.
• Mettre en œuvre les procédures de gestion.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents. Une expérience en secrétariat ou en assistance de direction est souhaitée. La maîtrise des techniques de gestion administrative ainsi que des connaissances juridiques de base seront particulièrement appréciées. 📝 Candidature Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels. 📅 Date limite de dépôt des candidatures : 02 juillet 2026