Assistant(e) de direction (H/F)

Apporter une aide permanente et collaborative au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Activités et tâches :

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ;
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
• Organiser les déplacements du directeur ;
• Établir une relation de confiance avec le directeur ;
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier ;
• Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers ;
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
• Demande de devis ;
• Effectuer des commandes ;
• Assurer le suivi des contrats de partenaires ;
• Assurer le suivi de la réservation de la salle de réunion ;
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
• Suivre l'exécution budgétaire du service ;
• Renseigner des tableaux de bords de suivi des activités du service ;
• Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur ;
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
• Prendre des notes lors des réunions, rédiger les compte rendus et les faire valider au directeur avant transmission ;
• Planification des conseils d'administration ;
• Réservation et préparation de la salle ;
• Convocations des membres du conseil d'administration ;
• Rédaction des ordres du jour et des comptes rendus ;
• Transmission au contrôle de légalité.