Assistant(e) de direction (H/F)

Activités principales

1 Activités de secrétariat de direction

Organisation des agendas de la direction générale et accueil

• Gérer les agendas des membres de la direction générale
• Préparer et organiser les différents événements inscrits à l'agenda (réunions, déplacements, instances de l'établissement, etc.), en assurer le suivi (logistique, invitations, réponses, etc.)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction générale
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction générale (documentation, rapports, notes diverses, .)
• Suppléer la cheffe de cabinet pour les affaires courantes en cas d'absence

Gestion, suivi et archivage

• Assurer le bon fonctionnement de la procédure de signature des documents (papier ou numérique)
• Gérer et traiter les informations écrites et gérer les courriers sortants internes et externes
• Gérer les fournitures de bureau
• Etablir des comptes-rendus de réunions
• Gérer les notes de frais
• Organiser le tri et l'archivage des documents de la Direction générale

Communication

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne
• Rédiger des documents administratifs
• Mettre en forme des documents ou des présentations, dans le respect de la charte graphique

Compétences

Savoir

Maîtrise des outils bureautiquesGestion administrativeNormes rédactionnellesMéthode de classement et d'archivageModalités d'accueil des publics, en physique et téléphoniqueTechniques de prise de notesTechniques de numérisationUtilisation d'outils collaboratifsBases de suivi financier

Savoir faire

Organiser le planning d'un responsableConcevoir et rédiger des documents administratifsTraiter l'informationOrganiser des déplacements professionnelsPréparer et organiser des réunionsGérer du courrierConcevoir un tableau de bordRéaliser un suivi d'activitéClasser les documents, informations et fonds documentaires liés à une activitéRéaliser des commandes et vérifier la conformité des livraisons

Savoir-être

Travail en équipeCapacité d'adaptationGestion du stressSens de la communicationAutonomieSens de l'organisationRigueurForce de propositionPersévéranceRéactivitéLoyauté