Assistant/e de direction (H/F)

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e de direction !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions

Vous prendrez en charge la rédaction de certains courriers, formalités et la préparation de documents/présentations en prévision de réunions ou d'instances.

Vous suivrez des process de signature des actes administratifs pris par la Direction.

Vous devrez gérer l'agenda, l'organisation des réunions et les éventuels déplacements de la DAJIM

Vous serez en charge de la gestion du processus de facturation des prestataires en lien avec la DAJIM

Vous viendrez en appui au suivi du budget de la Direction

Vous gérerez des tableaux de suivi (courrier, contentieux, assurances)

Vous devrez assurer le suivi des dossiers contentieux sur le Télérecours

Vous instruirez et rédigerez les arrêtés de délégation de signature ou de pouvoir

Vous assurerez l'envoi des arrêtés au contrôle de légalité

Vous mettrez en ligne et communiquerez les documents produits par la Direction aux personnes et services intéressés

Vous contribuerez à l'organisation et à la tenue des sections disciplinaires

Vous participerez au pilotage des élections aux conseils centraux, des composantes et des services

Vous assurerez le secrétariat de la Commission des statuts et Comité électoral consultatif

Vous réaliserez le suivi sur l'attribution des logements de fonction

Vous assurerez les besoins opérationnels de la Direction : commandes de fournitures, suivi et réception des livraisons, réservation des billets d'avion, ordre de mission ...

Vous serez en charge de la rédaction ponctuelle des procès-verbaux des instances (CA et COPIL)

Vous assurerez le classement, la numérisation et l'archivage des dossiers suivis par l'équipe juridique

Vous serez référent/e de la Démarche Qualité

Vous participerez au réseau des Assistantes de Direction

Sujétions particulières : Réactivité en cas d'urgence et disponibilité en période électorale

Ce poste est fait pour vous si :

Vous avez une connaissance générale de l'environnement professionnel de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche

Vous êtes à l'aise avec les techniques de communication, d'archivage et du modes de fonctionnement des administrations publiques

Vous connaissez les grands principes juridiques applicables aux élections et aux délégations de signature et de pouvoir dans les EPSCP

Vous êtes en capacité de mettre en œuvre des procédures administratives, de réaliser des synthèses, de rédiger et mettre en forme des documents

Vous savez travailler en équipe, de façon transversale et avec réactivité

Vous savez évaluer et hiérarchiser les besoins et contraintes

Vous savez planifier et respecter les délais

Vous maîtrisez l'utilisation des outils bureautiques (Pack Office)

Vous êtes en capacité de faire preuve de rigueur, de fiabilité, de réactivité, d'initiative et de pédagogie