Assistant(e) de direction (H/F)

MISSION PRINCIPALE, FINALITÉ :

Organiser et assurer la mise en place de l'administration de la faculté de SHS, du département d'anthropologie-Sociologie et de ses formations.

Assurer la gestion de scolarité des formations du département d'anthropologie-sociologie

Effectuer les tâches du secrétariat de la Faculté de Sciences Humaines et Sociales

PRINCIPALES ACTIVITÉS ET

RESPONSABILITÉS

Administration de la faculté de SHS

Assister le Doyen dans la gestion et l'organisation administrative de la Faculté de SHS et des missions associées.

o Prendre en charge l'organisation matérielle et logistique des :

o Instances de gouvernance (Conseil d'unité et Conseil du Doyen),

o Réunions internes (réunions du service, séminaires internes, etc.),

o Réunions externes (séminaires).

o Rédiger des comptes rendus,

o Organiser le classement des documents et leur archivage,

o Gérer une partie de l'agenda du Doyen,

o Suivre les dossiers du service,

o Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs / lieux / services,

o Effectuer l'organisation logistique des déplacements du Doyen.

Administration du département d'anthropologie-sociologie

Soutien transversal auprès de la direction et des directeurs pédagogiques du département d'anthropologie-sociologie :

• Organiser les fichiers de l'unité de formation et du décanat,
• Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
• Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des manifestations organisées par le département (réunions d'informations, salon du Master, journées de rentrée, journées portes ouvertes, conférences, colloques, journée d'études, etc.).

Administration des formations

• Assurer l'accueil et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels en direct, par mail et par téléphone,
• Paramétrage de la formation sur Atlas,
• Transmission du lien d'inscription et suivi administratif des étudiants : pré-inscription et inscription administrative pédagogique et financière,
• Import et vérification des données d'inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
• Suivi les dossiers administratifs : facturation, élaboration des plannings, suivi des bourses,
• Organisation logistique de la formation : réservation des salles, préparation des documents administratifs et pédagogiques (émargements, supports de cours), replanification des séances en cas de besoin,
• Planification des évaluations en lien avec la direction pédagogique : réservation des salles, récupération des sujets et des supports d'examens dématérialisés, vérification de la saisie des notes,
• Archivage des documents sous serveur,
• Transmissions des notes,
• Jurys académiques : préparation des listes et PV, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux,
• Remise des documents officiels aux étudiants : suivi de l'émargement, des procurations.

Tâches courantes de secrétariat :

• Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers
• Créer et mettre à jour les listing partenaires
• Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
• Établir les ordres de missions et saisir des notes de frais dans emouv.
• Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté

Profil et compétences

Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ;

Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d'initiative ;

Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics ;

Excellent relationnel,bonnes capacités de travail en équipe ;

Excellentes capacités rédactionnelles,

Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP.) ;

Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels ;

Rémunération : selon le profil