Assistant(e) de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS

La ville recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de la direction de l'Éducation.

Description du poste

Sous la responsabilité de la directrice de l'éducation, l'assistant(e) de direction assure l'accueil, le traitement et le classement/archivage des dossiers, ainsi que la planification et le suivi.

Poste à pourvoir dès que possible, par mutation, détachement d'un an ou CDD d'un an renouvelable, filière administrative, catégorie C.

Missions principales

• Assurer l'accueil et être l'interlocuteur privilégié des établissements scolaires.
• Assister la direction dans son organisation : gestion d'agenda, courriers, messagerie, rédaction et mise en forme de documents, classement et archivage numérique.
• Organiser les réunions, convocations, listings, déplacements et aspects logistiques.
• Participer à la mise en œuvre et au suivi des projets et événements de la Direction.
• Gérer les fournitures, les commandes et le planning du véhicule de service.
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif scolaire et périscolaire.
• Recenser les besoins des écoles, préparer les éléments budgétaires et assurer le suivi des budgets (écoles, services, ULIS, etc.).
• Demander et analyser les devis, saisir et suivre les commandes dans CIRIL, contrôler les livraisons et factures et gérer les éventuels litiges.
• Suivre les marchés publics : renouvellements, documents d'appel d'offres, analyse des candidatures avec le service concerné et suivi de l'exécution des marchés.
• Assurer la gestion des dispositifs PPMS : suivi du matériel, commandes et réassort, recherche d'informations réglementaires.
• Préparer et suivre les conventions relatives aux frais de scolarité et de restauration des élèves ULIS, ainsi que la veille réglementaire.
• Mettre en forme les actes administratifs et courriers et assurer le suivi budgétaire de la crèche Bonjean.

PROFIL RECHERCHÉ

SAVOIR-FAIRE

• Traiter des dossiers et rédiger des documents administratifs
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances

SAVOIR-ETRE

• Communication orale et écrite
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacité à déterminer les priorités
• Savoir mettre en place des outils de gestion