Assistant(e) de Direction (F/H) (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement, la Direction des relations internationales recrute un(e) Assistant(e) de Direction (F/H), en Contrat à Durée Indéterminée à temps complet. Missions Accueil et interface avec l'extérieur * Accueillir, renseigner et orienter des personnes * Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques vers les personnes concernées. * Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié. * Prendre en charge les relations avec les services internes * Assister la directrice et le vice-président dans la coordination entre la DRI et les écoles/facultés. Diffuser des informations à destination des différents interlocuteurs dans l'université. * Contribuer à la coordination des parties prenantes dans le cadre de projets transverses Gestion administrative * Gérer des dossiers complets en toute autonomie. * Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers. * Coordination du système d'archivage des dossiers * Réaliser la prise de rendez-vous, la gestion des agendas et des plannings. * Réaliser les activités nécessaires de façon que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés * Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants. Anticiper les besoins des visiteurs externes * Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers. * Réaliser des travaux et fonctions traditionnels de secrétariat. Assistance à la rédaction et signature de contrats de partenariats à l'étranger. * Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus. * Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service. * Appuyer la directrice dans le suivi opérationnel de projets. Organisation logistique * Recueillir les besoins et gérer la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité. * Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements * Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements en France et à l'étranger * Concevoir et coordonner l'accueil de visiteurs internationaux * Participer à la gestion des stocks de matériels et fournitures de l'entité. * Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement logistique de l'entité. Gestion des factures - commandes * Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels et logiciels/outils nécessaires à l'entité * Réaliser l'interface entre le service et la comptabilité de l'ICL * Participer au suivi budgétaire global du service * Mettre en place et suivre des outils de pilotage budgétaire Amélioration du service continu * Réaliser une veille dans les domaines métiers au sein desquels il intervient. * Conception ou ajustement des procédures liées aux tâches afférentes à la mission. * Représenter l'entité lors de manifestations. Formation de niveau bac +2 minimum idéalement dans le domaine du secrétariat, ou expérience professionnelle équivalente. Expérience souhaitée de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente si possible dans un environnement international. Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills) : * Maîtriser les techniques de secrétariat. * Maîtriser les outils informatiques. Aisance avec les environnements numériques. * Niveau d'anglais B2, à l'écrit comme à l'oral Salaire prévu : entre 2400 et 2600€ bruts mensuels