Assistant(e) de direction & coordination communication et qualité (H/F)

Votre mission

L'assistant(e) qualité est chargée par la direction et en collaboration avec les directions adjointes, de gérer la communication interne et externe relatif à ces activités et de coordonner l'organisation des événements de l'association.

Il exerce l'enregistrement des nouvelles mesures ainsi que la facturation du Dispositif Insertion Logement.

Organisation des activités du comité de direction

• Contribuer au pilotage et au suivi du projet associatif et du projet d'établissement, en lien avec les orientations stratégiques, et assurer la déclinaison opérationnelle des actions auprès des services.
• Suivre les plans d'actions d'amélioration de la qualité et les projets en cours en renseignant le logiciel AGEVAL : mise à jour, suivi des indicateurs, relances des pilotes et reporting.
• Participer à la gestion des risques en contribuant au recueil et à l'analyse des événements indésirables (EI), au suivi des actions correctives et préventives et à l'évaluation de leur efficacité
• Participer aux évaluations internes et externes, en lien avec les pilotes concernés (préparation des éléments de preuve, suivi des recommandations)..
• Coordonner sur le plan administratif les activités des commissions et instances (qualité, gestion des risques, CVS.) : organisation, comptes rendus, suivi des décisions.
• Accueillir et renseigner les partenaires et prestataires
• Développer une collaboration efficace avec les autres services afin de favoriser la transversalité et la diffusion de la culture qualité.
• Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et contribuer à leur diffusion.
• Concevoir, rédiger, saisir et assurer la gestion des documents (procédures, rapports, tableaux de bord, supports qualité).

Gestion des informations et de la communication interne et externe

• Assurer l'archivage papier et numérique des activités de la direction
• Organiser la gestion documentaire (structuration, mise à jour, diffusion) et garantir l'accessibilité des documents aux bons interlocuteurs.
• Sécuriser les espaces de travail partagés et veiller à la fiabilité des données.
• Valoriser les réalisations internes et externes (rapports d'activités, indicateurs, communication digitale, actualisation site internet et intranet, mesures d'impact.)
• Assurer la communication interne sur les échéances, projets et actions qualité (newsletters, notes de direction, suivi des plans d'actions)
• Veiller au respect des normes en vigueur et contribuer à l'amélioration continue des processus en cohérence avec la stratégie institutionnelle.
• Participer à la conception à la formalisation et à la mise à jour des outils, procédures et supports qualité
• Accompagner et sensibiliser les collaborateurs à l'utilisation des outils qualité (AGEVAL, déclaration des EI, procédures), et à la culture d'amélioration continue.

Coordination logistique des événements

• Concevoir, planifier et organiser les événements internes et externes
• Élaborer les rétroplannings et suivre les budgets associés.
• Mobiliser et coordonner les partenaires, prestataires et intervenants.
• Garantir la coordination opérationnelle et le bon déroulement des événements le jour J
• Contribuer à l'évaluation des actions menées (bilan,

Enregistrement des mesures

DIL: saisie des dossiers hébergements / factures/ gestion logiciel BREDEA

Profil recherché

Licence ou équivalent

Expérience minimale de 5 ans

Maitrise des outils de communication, bureautiques, collaboratifs et qualité

Permis B exigé

Ce que nous vous offrons

Poste polyvalent avec marge d'autonomie

Équipe engagée et dynamique

Outils professionnels : véhicule de service, PC portable, téléphone, analyse des pratiques

Conditions de travail stables avec télétravail partiel possible sur certaines tâches

Poste à pourvoir de suite