Assistant(e) de direction - Cabinet du Maire (H/F)

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice de Cabinet du Maire, vous occuperez

les fonctions d'assistant(e) du Maire

MISSIONS

• Assurer le bon fonctionnement du Cabinet du Maire
• Gérer l'agenda du Maire avec rigueur et organisation (prise de rendez-vous,

hiérarchisation des priorités, organisation du planning du Maire)

• Gérer la boite mail du Maire
• Organiser et planifier les réunions et préparer les dossiers afférents à ces

réunions (Dossiers et notes des services, éléments de langage, convocations,

comptes-rendus.)

• Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire (recevoir,

renseigner, transcrire les messages, filtrer les appels et rediriger vers les

services idoines, adaptation du discours en fonction de l'interlocuteur)

• S'assurer du suivi des requêtes des habitants
• Assurer le suivi et la gestion du courrier destiné au Cabinet du Maire selon la

procédure courrier

• Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs (prise de

notes, rédaction, diffusion et classement)

• Gérer la base de données des interlocuteurs institutionnels
• Assurer la préparation des dossiers quotidiens du Maire en relation avec les

services et veiller à ce que chaque rendez-vous ait été préparé en amont

• Traiter le courrier courant : préparation d'accusés de réception et de réponses

• Gérer le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire

Prendre en charge diverses mesures d'intendance (gestion des fournitures bureautiques, réservations de salles.) et encadrer la circulation des parapheurs transitant par le Cabinet.

Compétences techniques :

Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et du travail avec les élus

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience confirmée sur un poste similaire serait appréciable.