Assistant/e de Direction 50% (H/F)

IDENTIFICATION DU POSTE - CONDITIONS D'EXERCICE

Exigibles :

-Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers

-Poste à 50%

• Forfait jour
• Poste rattaché à la Directrice et sous la supervision de l'assistante de direction
• Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME
• Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)

MISSIONS DETAILLEES

1. Gestion administrative et organisationnelle

• Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
• Tenue de l'agenda de la cheffe d'établisement

Réservation des salles et organisation des visioconférences

Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports)

Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction

• Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde
• Participation à la gestion administrative des conventions
• Gestion de la boîte mail secrétariat de direction et direction en lien avec la Directrice de l'établissement (traitement des demandes et réorientation vers les différents services et partenaires extérieurs)
• Classement et archivage des documents

1. Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique
• Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale

EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS

• Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé

• Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels

• Activité nécessitant discrétion et confidentialité

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)

• Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation

• Capacités rédactionnelles avancées

CAPACITES REQUISES

• Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité
• Sens du travail en équipe
• Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition
• Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
• Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle
• Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

• Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement