Assistant(e) de département et de programmes académiques (H/F)

Au sein du Décanat et en collaboration avec les Directions de programmes, vous assurez un rôle d'assistance, de coordination et d'organisation auprès de la Faculté, des étudiants et des différents services de l'École.

Votre fonction s'articule autour d'une double mission :

l'accompagnement des activités du département et des professeurs dans leurs missions d'enseignement, de recherche et de rayonnement académique ;

le soutien à la gestion et au bon déroulement des programmes académiques, depuis la préparation des enseignements jusqu'au suivi des étudiants.

Vous contribuez ainsi à la qualité de l'expérience académique des étudiants et au bon fonctionnement des activités de la Faculté dans un environnement international.

Missions principales

Volet Département / Décanat

Assurer l'accompagnement administratif des professeurs permanents et visiteurs français et internationaux.

Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux enseignants ainsi qu'à l'organisation des visites de candidats dans le cadre des recrutements académiques.

Organiser les réunions du département, préparer les supports nécessaires et rédiger les comptes rendus.

Assurer la coordination et le suivi des projets pédagogiques et de recherche portés par les enseignants.

Organiser les séminaires de recherche, conférences et événements scientifiques du département.

Assurer la communication interne du département et contribuer à la mise à jour des supports de communication et des espaces numériques.

Développer et maintenir les relations avec les partenaires académiques et institutionnels du département.

Volet Programmes Académiques

Assister les Directions de programmes dans l'organisation et le suivi des enseignements.

Participer à la planification des cours, à la gestion des emplois du temps et à la constitution des groupes d'étudiants.

Assurer l'interface entre les étudiants, les professeurs, les Directions de programmes et les services administratifs.

Contribuer au suivi des parcours académiques des étudiants et à la gestion des obligations de scolarité.

Participer à l'organisation des soutenances, projets académiques, voyages d'études et événements pédagogiques.

Veiller à la bonne circulation des informations auprès des différentes parties prenantes.

Gestion administrative et financière

Gérer les déplacements professionnels, ordres de mission et notes de frais.

Assurer le suivi des commandes, demandes d'achats, devis et contrats.

Participer au suivi budgétaire des activités du département et des programmes.

Produire et mettre à jour les tableaux de suivi, statistiques et documents administratifs nécessaires à l'activité.

Profil recherché

De formation Bac+2 minimum en assistanat, gestion, administration ou équivalent, vous justifiez d'une expérience réussie dans des fonctions d'assistanat, de coordination ou d'administration, idéalement dans l'enseignement supérieur ou un environnement international.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et faites preuve d'une réelle aisance dans la gestion simultanée de dossiers variés.

La pratique de l'anglais est indispensable à l'écrit comme à l'oral.

Qualités requises

Sens du service et de la confidentialité

Excellentes qualités relationnelles

Organisation, rigueur et autonomie

Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément

Esprit d'équipe et sens de la coordination

Réactivité et adaptabilité

Qualités rédactionnelles

Intérêt pour les activités académiques, pédagogiques et de recherche

Aisance dans un environnement multiculturel et international