Assistant(e) de coordination (H-F) (H/F)

Aux côtés des directeurs ou responsable d'événement, vous jouerez un rôle clé dans la préparation, la coordination et le suivi de nos événements, en contribuant activement à leur réussite.

Gestion des outils métiers et suivi administratif

• Participer au paramétrage des logiciels métiers et gérer les bases de données exposants.
• Gérer les outils commerciaux (brief, mises à jour).
• Participer au suivi des projets : plannings, contenus, coordination avec les services supports.
• Assurer le suivi administratif des espaces de marque et des fournisseurs référencés.

Suivi commercial et gestion des partenaires

• Assister le pilotage de la performance commerciale.
• Suivre les contrats et leur mise en œuvre, établir les bons de commande.
• Assurer le lien opérationnel avec les partenaires et prestataires de l'événement.
• Gérer les demandes et sollicitations liées aux événements rattachés.

Pilotage de la billetterie exposants

• Participer à l'élaboration du cahier des charges en identifiant des axes d'amélioration.
• Transmettre les éléments et assurer la coordination avec les prestataires et les équipes internes.
• Réaliser le recettage, traiter les demandes internes et résoudre les incidents.
• Apporter un soutien opérationnel à l'équipe accueil et billetterie pendant les événements.

Seconder les équipes commerciales et réaliser la gestion administrative des ventes

• Traiter et suivre les inscriptions des exposants.
• Gérer la vente de prestations diverses et effectuer les relances clients.
• Réaliser la mise sur plan et gérer les prestations techniques (relances, saisie, facturation).
• Participer à l'accueil exposants pendant les événements.

Missions spécifiques liées à la nature de l'événement suivi

• Réaliser l'organisation administrative et logistique des comités de pilotage et des réunions d'experts.
• Assurer le suivi des programmations et la coordination avec les intervenants.
• Effectuer le suivi administratif des partenariats et à la coordination des échanges.
• Assurer l'organisation et la coordination de projets spécifiques (afterworks, soirées,.).

L'assistant(e) de coordination peut être amené(e) à apporter un soutien à la Production des événements, en réalisant diverses missions essentielles à leur bon déroulement.

Conformément à notre politique RSE, Beam s'engage dans une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle Femme-Homme et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

Profil recherché

Et si c'était vous ?

• Vous avez une formation Bac+2 à Bac+3 en administration des entreprises, gestion de la PME, administration commerciale.
• Vous avez 3 à 5 ans d'expérience minimum dans une fonction d'assistanat de projet, d'assistant commercial/administratif, coordination opérationnelle.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel (niveau avancé), et êtes très à l'aise avec les logiciels métiers.

Ce que vous retirerez de ce poste ?

• Vous contribuerez à des événements d'envergure, offrant une forte visibilité et un impact concret sur l'expérience exposants et visiteurs.
• Vous serez impliqué(e) dans la préparation comme dans le déroulé des événements, avec une réelle autonomie et des responsabilités transverses.

Les avantages

• Un parcours d'intégration personnalisé, pour démarrer dans les meilleures conditions.
• Possibilité de télétravailler 1 jour / semaine + horaires flexibles.
• Mutuelle prise en charge à 50%.
• Participation aux frais de repas (livraison sur nos sites).
• Congés « enfant malade » rémunérés.
• Des moments de convivialité tout au long de l'année.
• Des invitations privilégiées pour les événements que nous organisons.
• Une entreprise engagée dans une démarche RSE certifiée ISO 20121.

Le déroulement des entretiens

• Premier contact : Un échange téléphonique avec Estelle HOULES, notre Chargée RH, pour mieux comprendre votre parcours.
• Rencontre approfondie : Un entretien avec Emmanuel VIOLLET, Directeur d'événement, accompagné d'Estelle HOULES, pour discuter plus en détail du poste, de vos compétences et de vos motivations.
• Dernier échange : une rencontre avec Valérie BANNIER, Responsable d'événement, et Emmanuel VIOLLET.

Vous pensez que ce job est fait pour vous ?

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