Assistant(e) Commercial(e) et de Direction (H/F)

RESPONSABILITÉS

Missions principales

Assistanat exécutif et coordination interservices

• Gestion des agendas et des déplacements des dirigeants de la régie et du pôle événementiel.
• Centralisation des sollicitations entre les équipes.
• Appui au management dans la préparation des COPIL (ordre du jour, supports) et dans la centralisation des points nécessitant un suivi en s'appuyant sur des outils IA (type Noota) pour la restitution des échanges.
• Présence lors des événements du Groupe et gestion des imprévus avec les équipes.
• Rédaction de courriers et les lettres officielles.

Assistance administrative courante

• Soutien à la Direction des Opérations dans la gestion de l'infrastructure opérationnelle de nos événements (Sessionboard, Cvent, Canva, ExpoGenie).
• Mise à jour d'un tableau de suivi de la signature des contrats d'échanges marchandises, de leurs consommations par le Groupe et s'assurer du suivi réciproque de la facturation
• Suivi des retours de mission des équipes (récupération des justificatifs de frais, mise à jour et fiabilisation des avances perçues en lien avec la Direction Financière.)

Administration des ventes et gestion du ticketing des événements

• Gestion administrative des participants, de la facturation correspondante et des relances.
• Participation, avec la Direction Financière, à l'élaboration des dossiers client, de la facturation et du suivi des relances.

Coordination opérationnelle/RH des équipes événementielles

• En lien avec la Direction des Ressources Humaines, gestion des ordres de mission et transmission des informations relatives aux déplacements des équipes.
• Supervision des billets d'avion des équipes support mobilisées lors des événements

Gestion des emails événementiels génériques

• Réponses aux questions récurrentes sur les boites dédiées aux événements
• Contribution à la mise en place d'un chatbot pour automatiser le traitement des demandes récurrentes.

Digitalisation et automatisation des tâches

• Être partie prenante de l'automatisation des tâches avec Zapier ou de nouvelles solutions équivalentes.
• Concevoir des modèles Excel et les transformer en workflows programmés et reproductibles.

PROFIL RECHERCHÉ

Profil recherché

• Plus de cinq ans d'expérience professionnelle en assistanat de direction, coordination commerciale/événementielle ou support administratif.
• Maitrise confirmée des outils digitaux et appétence pour l'automatisation (Zapier, Excel avancé, IA type Noota/chatbot).
• Une bonne maîtrise de Salesforce sera un atout majeur.
• Rigueur, autonomie et respect de la confidentialité sur des données sensibles/agendas de dirigeants.
• Capacité à naviguer dans des environnements avec des imprévus et des interlocuteurs de haut niveau.
• Français professionnel et anglais courant requis, le portugais sera un plus.