ASSISTANT(E) ADV SERVICE TRAVAUX H/F

RESPONSABILITÉS

Missions principales

• Assister les Chargés d'Affaires dans le suivi des projets : réponses aux Appels d'Offres, facturation, suivi des paiements, gestion des non-conformités et résolution des problèmes.
• Gestion des commandes :

Saisie des commandes clients France et export, création clients sur ERP et GPAO ; suivi de la relation client ; suivi des commandes (AR, livraison) ; envoi et suivi des commandes fournisseurs ; animation de la réunion « Point Avancement Projet » avec production, approvisionnements, expéditions et Chargés d'Affaires ; établissement et envoi des factures (direct ou Chorus), relance des impayés ; état d'avancement des projets trimestriel après inventaire ; gestion de la réunion hebdomadaire de suivi des projets ; mise à jour du référencement des projets réalisés pour AO.

• Interface BE :

Préparation et tenue de certaines revues de contrat.

• Interface TX :

Gestion administrative des appels d'offres ; gestion des commandes et contrats de sous-traitance sous directives du chargé d'affaires et/ou conducteur de travaux ; déclaration des sous-traitants et mise en place de cautions bancaires ; passation des commandes fournisseurs et validation des factures (locations, vêtements, négoce...) ; réponse aux AO et transmission dématérialisée, réalisation des documents administratifs ; courriers ; saisie des bilans de chantier et tableaux de bord.

• Interface Compta / Finance :

Envoi des factures fournisseurs ; préparation des factures fournisseurs et sous-traitants pour validation (codes analytiques, échanges avec les chargés d'affaires) ; relance des impayés et obtention des règlements (mail, oral, LRAR si nécessaire).

• Logistique France et Export :

Consultation, négociation et réservation des transports (maritimes, routiers, messagerie) ; gestion de la logistique et des expéditions ; réalisation des documents export (Packing List, facture pro-forma, formalités douanières...) ; information au client sur l'avancement des commandes et dates d'expédition.

• Assistanat de Direction : Assister le Responsable des opérations du Service Travaux

Gestion du planning et des déplacements du Responsable Travaux ; réservations (hôtel, billets, location de voitures) ; établissement des indicateurs de performance ; organisation des réunions trimestrielles du service ; organisation et planification des entretiens individuels ; gestion des formations et habilitations du service ; traitement des tâches quotidiennes diverses du centre de profit.

PROFIL RECHERCHÉ

Les maitres mots qui caractérisent l'assistant(e) ADV sont :

• Autonomie,
• Travail en équipe,
• Sens du client,
• Force de proposition,
• Rigueur,
• Réactif.

Savoir-Faire attendu sur ce poste :

• Maitriser l'utilisation de l'outil informatique : GPAO, Excel, Word, Powerpoint ;
• Incoterms ;
• Suivi de projets ;
• Compréhension de l'Anglais (Lu, parlé, écrit).