Assistante administrative (H/F)

Sous l'autorité de la Directrice, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif de la Régie de Territoire Progress. Véritable appui à la direction et aux équipes, il/elle assure le suivi administratif quotidien de l'association, participe à l'organisation de la vie associative et veille à la qualité des procédures administratives.

Missions principales

1. Accueil et secrétariat

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et visiteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie électronique.
• Renseigner les interlocuteurs et orienter les demandes.
• Assurer le classement et l'archivage des documents.

1. Gestion administrative

• Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et divers documents administratifs.
• Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs.
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
• Assurer le suivi administratif des conventions, contrats et assurances.
• Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs de la structure.

1. Appui à la vie associative

• Préparer les convocations et les dossiers des Conseils d'administration, Assemblées générales et réunions.
• Gérer les adhésions et assurer le suivi administratif des membres.
• Participer à l'organisation des événements institutionnels de l'association.

1. Appui à la gestion des ressources humaines

• Assurer le suivi administratif des salariés (contrats, visites médicales, formations, absences, dossiers du personnel).
• Préparer les éléments nécessaires à la paie en lien avec le prestataire de paie.
• Assurer le suivi administratif des salariés en parcours d'insertion.

1. Appui à la gestion financière

• Établir les devis et la facturation.
• Assurer le suivi administratif des règlements et des relances.
• Préparer les pièces destinées au cabinet comptable.
• Participer au suivi administratif des dossiers de subventions.

Compétences recherchées

Savoirs

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellentes qualités rédactionnelles.
• Connaissance des procédures administratives.
• Une connaissance du fonctionnement associatif serait appréciée.

Savoir-faire

• Organiser son activité et gérer les priorités.
• Travailler en autonomie tout en rendant compte.
• Gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Respecter les délais et les procédures.
• Faire preuve de rigueur dans le suivi administratif.

Savoir-être

• Sens de l'organisation.
• Polyvalence.
• Discrétion et confidentialité.
• Esprit d'équipe.
• Qualités relationnelles.
• Sens du service.
• Réactivité.
• Adaptabilité.
• Prise d'initiative.

Profil recherché

• Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou secrétariat.
• Une première expérience sur un poste similaire exigé
• Une expérience dans le secteur associatif, de l'insertion ou de l'économie sociale et solidaire constitue un atout.

Conditions d'exercice

• CDI.
• Temps de travail : 35h
• Poste basé à Rodez.
• Travail en lien étroit avec la Directrice, les équipes, les administrateurs, les partenaires et les prestataires de l'association.