Assistante administrative de l'école de musique (H/F)

La ville de Châteaulin recherche un(e) assistant administratif au sein de l'école de musique le Germoir en remplacement d'un agent en retraite progressive.

Sous la responsabilité du Directeur de l'école de musique vous aurez pour missions d'assurer l'accueil des familles et la préparation et le suivi des dossiers de l'école de musique

Accueil des familles

• Assurer l'accueil des familles
• Renseignements, suivi des demandes .

Assurer la préparation et le suivi des dossiers suivants :

Gestion administrative

• Assurer le secrétariat de l'école de musique

Convocations diverses

Frappe de compte-rendu, notes

Invitations

Rédaction et mise en page de documents d'informations

Information aux familles

Gestion de l'emploi du temps des professeurs

Planning d'occupation des salles

• Préparer et établir les inscriptions :

Publicité auprès du public concerné

Etablir les formulaires si besoin

Les remplir ou les faire remplir

Contrôler les renseignements

Diffuser les inscriptions aux professeurs concernés

• Etablir des éléments statistiques :

Nombre d'enfants, d'adultes, provenance.

Répondre aux questionnaires divers

Tableaux statistiques

• Gestion des instruments :

Répertorier les instruments

Gérer la location (fiche de location, assurance, révision.)

Gérer les mouvements du parc instrumental

Gestion comptable

Etablissements de factures, suivi des rappels

Suivi des impayés

Suivi des commandes de matériel et de partitions et des prêts d'instruments.

Calcul des heures complémentaires des professeurs pour le salaire

Gestion des évènements :

Organisation, mise en place et suivi des manifestations et des examens, prises de photos et vidéos, gestion de la chaine Youtube

Organisation et participation aux portes ouvertes et aux inscriptions

Réservation des salles

Gestion du transport de matériel

CDD d'un an

Temps de travail : Mi-temps annualisé sur les 37 semaines de périodes scolaires correspondant à 21h45 par semaine travaillée. Les horaires peuvent varier en fonction des projets de l'école de musique (concerts des enseignants, Nuit des conservatoires.)