Assistant(e) Administrative / Commerciale H/f

Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche un(e) assistant(e) Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes.

Missions principales

Gestion administrative

• Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus.

• Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution.

• Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.

• Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives.

• Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations.

Suivi des chantiers & sous traitance

• Constitution et suivi des dossiers sous traitants.

• Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion.

• Suivi du carnet de commandes.

• Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU.

• Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles.

• Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire.

Facturation & gestion financière

• Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & diversEnvoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus.

• Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire.

• Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires.

• Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relancesDemande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits.

Gestion contractuelle & appels d'offres

• Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS.

• Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réceptionGestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances.

• Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés.

• Prise de rendez vous pour les visites obligatoires.

Suivi interne & reporting

• Mise à jour des tableaux de suivi.

• Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la ComptabilitGestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre.

• Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis.

Profil recherchExpérience confirmée en assistanat administratif et/ou commercial, idéalement dans le secteur du BTP.

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels internesExcellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.

• Rigueur, autonomie, sens des priorités et discrétion.

• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe. Salaire :Salaire selon expérience