Assistant.e administratif.ve vie scolaire (H/F)

1. FINALITÉ DE LA MISSION

L'Assistant Administratif assure l'accueil physique et téléphonique. Il effectue la saisie, le contrôle et le transfert des éléments de suivi de l'activité du campus des Arènes.

Il traite, exploite, suit et coordonne les flux d'informations relatifs au suivi des étudiant(e)s nécessaires au bon fonctionnement de l'école.

Il assure la gestion des contrats d'alternance du campus auquel il appartient et participe aux actions de communication.

Pour ce faire, certaines missions générales lui sont attribuées, nécessitant la mise en œuvre de compétences que le présent référentiel répertorie de façon non exhaustive.

1. MISSIONS

Prendre en charge l'accueil physique ou téléphonique des interlocuteurs :

Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d'informations

Gérer l'envoi et la réception du courrier

Répondre aux demandes d'informations des étudiant(e)s et transmettre les demandes spécifiques aux responsables concernés

Identifier et transmettre l'ensemble des informations au bon interlocuteur et dans les délais compatibles avec le niveau d'urgence

Alerter le N+1 de l'enseigne concernée de toutes anomalies, dysfonctionnements rencontrés par les interlocuteurs internes et/ou externes

Assurer un accueil téléphonique ou physique de qualité et conforme à l'image de l'école (présentation soignée, courtoisie, .)

Filtrer, prendre les messages et/ou orienter les correspondants vers les bons interlocuteurs

Contribuer aux inscriptions des étudiants :

Assurer la relation avec les parents et/ou les étudiant(e)s et répondre à toutes leurs questions (frais de scolarité, fonctionnement du campus .)

Identifier le besoin de l'étudiant(e) et présenter la plaquette ou envoyer la documentation par courrier

Inscrire les étudiant(e)s à la réunion d'information

Réceptionner les documents d'inscription

Inscrire les étudiant(e)s au concours

Réceptionner les dossiers de candidatures et les transmettre au N+1

Accueillir les étudiant(e)s venant passer les tests planifiés

Fixer le rendez-vous soit avec le CF, soit avec le N+1

Créer les codes d'accès aux tests

Contribuer à l'animation de la vie scolaire des étudiants :

Remettre les cartes étudiantes

Traiter les documents relatifs à la sécurité sociale des étudiant(e)s

Renseigner tous les éléments administratifs dans le CRM

Editer les feuilles de présences et effectuer les mises à jour

Editer et transmettre les attestations de scolarité demandées par les étudiant(e)s

Recueillir et transmettre au service pédagogique tous les éléments relatifs à la gestion des absences des élèves

Envoyer les bulletins de notes

Rédiger et envoyer les courriers aux tuteurs

Répondre aux questions/sollicitations des étudiant(e)s

Gérer le prêt de matériel et de fournitures (recueillir la fiche « emprunt matériel » + copie carte identité de l'étudiant(e), donner le matériel, vérifier l'état du matériel au retour)

Organiser et mettre à jour les données informatiques :

Assurer la mise à jour des données des bases ou fichiers sur les logiciels indiqués

Saisir les coordonnées des étudiant(e)s sur le CRM

Saisir les données des étudiant(e)s en alternance dans le CRM

Saisir ou mettre à jour tout fichier ou données nécessaires au bon fonctionnement de l'école

Saisir et mettre à jour le CRM la base prospect après les salons

Contribuer à l'organisation des actions évènementielles :

Contribuer à l'organisation des salons

Assurer la gestion administrative et logistique des salons

Participer à l'organisation des JPO

Contribuer à l'organisation des évènements internes du campus (Challenge Start'Up, Business Game, .)

1. COMPÉTENCES

Compétences métier :

Maitrise de l'outil téléphonique (appels entrants et sortants)

Connaissances en techniques commerciales

Connaissances de la réglementation et des procédures administra