Assistant(e) Administratif(ve) service juridique F/H - Colmar Jobs

Nous recherchons pour un de nos client un(e) assistant(e) administratif(ve)service juridique en CDI sur Strasbourg

Sous la responsabilité du Responsable juridique, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et opérationnel du Pôle juridique. Vous assurez le suivi des dossiers, la fiabilité des informations ainsi que l'organisation et la traçabilité des documents du Pôle.

De manière plus détaillée, vous intervenez sur les missions suivantes :

Gestion administrative du Pôle juridique

Assister le Responsable juridique sur les différents sujets concernant le Pôle ;

Assurer le suivi des courriers et courriels ;

Être l'interlocuteur des différents partenaires internes et externes ;

Organiser et maintenir l'arborescence documentaire ;

Contribuer à la sécurisation et à la traçabilité des dossiers juridiques ;

Assurer l'archivage physique et numérique des dossiers

Organisation et suivi des réunions statutaires

Organiser la logistique des réunions : réservation et préparation des salles, restauration ;

Préparer et envoyer les convocations ainsi que les documents préalables ;

Tenir à jour les registres de présence ;

Mettre en forme et diffuser les documents nécessaires aux réunions ;

Assurer la reproduction et l'envoi des procès-verbaux ;

Classer et archiver les documents relatifs aux réunions statutaires.

Suivi administratif des mandats

Tenir à jour les bases de données relatives aux administrateurs, mandataires sociaux, mandats internes et externes ainsi qu'aux actionnaires ;

Participer à la collecte et à la mise à jour des informations ;

Assurer le suivi des échéances des mandats ;

Classer et archiver les documents relatifs à la gouvernance et à l'actionnariat

Formalités légales

Réaliser et suivre les formalités légales et réglementaires ;

Participer à la mise à jour des extraits Kbis et des informations relatives aux sociétés ;

Préparer les pièces nécessaires aux modifications statutaires.

Suivi administratif des assurances

Contribuer au suivi des contrats d'assurance et de leurs échéances ;

Participer au suivi des principales obligations administratives ;

Collecter et transmettre les pièces nécessaires à la gestion des sinistres ;

Participer au suivi administratif des dossiers de sinistre, en lien avec les services opérationnels concernés, les assureurs et le Pôle juridique.

Cette liste de missions n'est pas exhaustive.Formation et expérience :

Formation de niveau Bac +2 minimum dans le domaine administratif, juridique ou équivalent ;

Une première expérience dans une fonction administrative, idéalement au sein d'un service juridique, serait appréciée ;

Des connaissances générales en droit, notamment en droit des sociétés ou en droit immobilier, constitueraient un atout.

Qualités requises :

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;

Capacité à formaliser des documents administratifs et juridiques ;

Capacité à collecter, contrôler et fiabiliser des informations ;

Rigueur et sens de l'organisation ;

Discrétion et respect de la confidentialité ;

Aisance relationnelle ;

Avantages

• Tickets restaurants ; - Diverses primes (13ème mois, prime vacances, d'ancienneté, d'intéressement) ; - Mutuelle et prévoyance prise en charge à 100% par l'employeur ; - 18 jours de RTT/an ; - Possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours/semaine selon le poste occupé ; - Horaires flexibles ; - Parcours d'intégration propre à chaque poste ; - Avantages offerts par le CSE de l'entreprise (chèques vacances, chèques cadeaux.