ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENT(E) (H/F)

Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Proximité, vous :

• Contribuez à la continuité de service des fonctions d'accueil du siège et de la gestion du courrier de la collectivité ;
• Apportez un appui administratif aux services du Pôle Proximité ;
• Participez au bon fonctionnement quotidien des équipes et à la qualité du service rendu.

QUELLES SERONT VOS MISSIONS ?

1. ASSURER LA CONTINUITÉ DES FONCTIONS D'ACCUEIL

Chaque vendredi après-midi, vous assurez la permanence de l'accueil du siège :

• Accueillir les usagers, partenaires, élus et visiteurs
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs
• Réceptionner et transmettre les messages
• Réceptionner le courrier distribué par les services postaux
• Affranchir le courrier et les colis

En cas d'absence de l'agent d'accueil, vous assurez également :

• L'ensemble des missions d'accueil physique et téléphonique
• La continuité du service auprès des usagers, partenaires et services internes

1. ASSURER LA CONTINUITÉ DE LA GESTION DU COURRIER

En l'absence de l'agent en charge du courrier, vous êtes amené(e) à :

• Réceptionner, ouvrir et enregistrer les courriers entrants
• Numériser les documents et les intégrer dans la GED
• Assurer le traitement de la boîte mail dédiée
• Diffuser les documents dans les circuits de validation
• Préparer les envois de courrier sortant

À noter : selon les nécessités de service, vous pourrez assurer simultanément les missions d'accueil, de gestion du courrier et d'assistance administrative.

1. ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU PÔLE PROXIMITÉ

• Assurer le secrétariat administratif du Pôle Proximité et de ses services
• Organiser les réunions, commissions, groupes de travail et rendez-vous
• Préparer les convocations, les ordres du jour et les dossiers nécessaires aux réunions
• Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et autres documents administratifs
• Assurer la mise en forme, la diffusion et le suivi des courriers, notes et documents administratifs
• Participer au suivi des dossiers administratifs du pôle
• Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire des dossiers
• Réaliser les travaux de publipostage, de reprographie et de mise en forme de documents
• Participer à la préparation et au suivi des entretiens professionnels
• Établir et assurer le suivi des bons de commande
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires dans le cadre des missions du pôle

1. APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DU PÔLE PROXIMITÉ

Accueil de loisirs sans hébergement (ALSH)

• Assurer le suivi administratif des inscriptions en remplacement de l'agent référent
• Assurer l'accueil téléphonique et le renseignement des familles en l'absence de la responsable du service
• Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service
• Élaborer les plannings d'activités et les menus à destination des familles

Habitat

• Assurer l'accueil téléphonique des usagers dans le cadre du dispositif de rénovation de l'habitat
• Recueillir et qualifier les demandes des usagers
• Renseigner les premières informations dans l'outil de suivi dédié
• Informer les usagers sur les modalités de prise en charge de leur demande
• Organiser et planifier les rendez-vous avec les opérateurs et les partenaires concernés
• Assurer le suivi administratif des demandes et la transmission des informations nécessaires aux services et partenaires concernés

Offices de tourisme

• Assurer le suivi administratif des dossiers du service
• Participer au suivi administratif des dossiers de ressources humaines en lien avec la Direction des Ressources Humaines
• Assurer le suivi administratif des contrats, des absences et des documents réglementaires
• Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service

Ce poste requiert une grande polyvalence et une forte capacité d'adaptation.