Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

1. FINALITÉ DE LA MISSION Il/Elle assure le management de l'équipe des assistant(e)s administratifs/administratives Il/Elle assure la gestion des contrats de professionnalisation de l'établissement. Il/Elle assure la facturation des clients dans le respect des politiques commerciales de chaque marque. Il/Elle suit les dossiers, paiements et les relances lorsque nécessaire dans un objectif d'optimisation de la trésorerie. Il/Elle assure l'interface entre le siège et l'établissement auquel il/elle appartient, pour tous les sujets liés à la gestion financière ou sociale et validés par la Direction dudit établissement. Pour ce faire, certaines missions générales lui sont attribuées, nécessitant la mise en oeuvre de compétences que le présent référentiel répertorie de façon non exhaustive. 2. MISSIONS Rédaction et suivi des CERFA et conventions de formation : Vérifier l'exactitude des éléments fournis par le service commercial Rédiger les CERFA et conventions de formation Envoyer les CERFA et conventions de formation pour signature Suivi des documents retournés signés Dépôts des contrats sur le site des OPCO Suivi des prises en charge des OPCO Assurer la facturation des étudiant(e)s : Etablir les factures des étudiant(e)s en alternance : Centraliser les attestations de présence et les contrats en alternance signés Relancer les étudiant(e)s en cas d'attestation de présence non signée Contacter toutes les entreprises pour obtenir le dernier bulletin de salaire du trimestre des étudiant(e)s en alternance si nécessaire Etablir les factures de chaque trimestre ou selon l'échéancier de l'OPCO et les transmettre Envoyer la facture et les attestations de présence et bulletin de salaire aux OPCO Envoyer la facture et les attestations de présence aux entreprises et assurer les relances si nécessaires Envoyer les courriers de mise en demeure ou lancer la procédure de créance douteuse aux entreprises en retard de paiement Suivre les paiements par subrogations aux OPCO : Réceptionner les accords de prise en charge Vérifier la conformité du dossier administratif Assurer la relation avec les OPCO Mettre à jour les informations nécessaires au suivi de la facturation sous AGRESSO ou tout autre logiciel équivalent Compétences métier : Connaissances de la réglementation et des procédures administratives des contrats en alternance Connaissances administratives et financières (modalités de facturation des formations, délais des procédures administratives et financières, procédures de contrôle de gestion du siège, .) Savoir-faire : Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques Maitrise du logiciel AGRESSO et/ou tout autre logiciel équivalent Aptitude à structurer ou exploiter des données, des chiffres Collaboration avec les autres services (commercial, comptabilité, .) Gestion administrative (rédaction de courrier,.) Capacité à respecter les délais Qualités personnelles : Organisation et rigueur Autonomie Esprit d'équipe Devoir de réserve et confidentialité Qualités relationnelles et rédactionnelles