Assistant(e) administratif(ve) et Services à la population (H/F)

L'assistant(e) administratif(ve) représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Il (elle) aura pour missions :

Services à la population à 50% :

• Accueil téléphonique et physique du public
• Orientation et gestion des demandes du public (réclamations diverses, enregistrement des différents problèmes techniques sur le logiciel EDEAL, animaux errants, prêt de matériel et des minibus, photocopies)
• Délivrance et gestion de divers documents administratifs
• Pré-inscription scolaire
• Réception, enregistrement, distribution et expédition du courrier et des mails
• Réalisation de la revue de presse
• Bâtiments municipaux : tenue du planning de la salle polyvalente et du moulin, gestion des clés
• Véhicules et matériels communaux : gestion du planning de réservation des véhicules mis à disposition des associations et du matériel communal
• Prise de RDV pour les élus
• Communication d'évènements : borne d'affichage numérique, panneau lumineux

En cas d'absence assure la polyvalence avec le service état civil-cimetière, urbanisme

Services administratifs à 50% :

• Appui administratif aux services Ressources Humaines, Secrétariat général et autres services en fonction des besoins

ATTENDUS :

en terme de SAVOIRS ÊTRE :

• Sens du service public
• Goût pour le contact et l'accueil du public ; amabilité
• Adaptabilité aux différents interlocuteurs (relations directes et permanentes avec la population, les organismes publics, les élus, les collègues des différents services)
• Discrétion absolue, confidentialité, déontologie
• Optimisation de la gestion des flux et les temps d'attente
• Répartition du travail en fonction des priorités, des contraintes, des délais
• Application des procédures administratives
• Capacité à rendre-compte

en terme de SAVOIRS FAIRE

• Utilisation des outils informatiques et bureautiques
• Des connaissances en état civil, urbanisme et ressources humaines seraient un plus