Assistant(e) administratif(ve) et opérationnel(le) - Ingénierie (H/F)

Au sein de notre bureau d'études spécialisé dans l'ingénierie des fluides et de l'environnement composé d'une équipe de 7 personnes à Meyreuil (13), vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'agence et accompagnez les équipes techniques tout au long de la vie des projets.

Véritable support des ingénieurs, des chargés d'affaires et de la direction, vous intervenez aussi bien sur le suivi administratif et financier des opérations que sur la préparation des candidatures, l'organisation de la vie de l'agence et la gestion des relations avec nos clients, partenaires et fournisseurs.

Ce poste polyvalent nécessite rigueur, sens de l'organisation, autonomie et aisance relationnelle. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où la capacité à gérer simultanément plusieurs sujets est essentielle.

Vos principales missions

1. Gestion des appels d'offres et des candidatures :

Veille et identification des opportunités de consultation

Constitution et mise en forme des dossiers de candidature

Adaptation des références et des profils d'équipe aux projets

Mise à jour des bases de données de références

Suivi des remises d'offres et des échéances

Assistance aux équipes dans le montage des réponses commerciales

1. Support opérationnel aux projets :

Assistance administrative aux chefs de projet et chargés d'affaires

Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus, ordres de service et documents contractuels

Suivi des commandes, visas, signatures et échanges avec les entreprises

Gestion administrative des dossiers en phase études et travaux

Relances auprès des entreprises, partenaires et clients

1. Administration générale de l'agence :

Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs

Gestion du courrier et des fournitures

Organisation des déplacements professionnels (transport, hébergement)

Appui logistique aux réunions, séminaires et événements de l'entreprise

Participation à l'organisation des événements internes et des actions de communication de l'agence

1. Gestion administrative et financière :

Saisie et suivi des commandes dans l'ERP de l'entreprise

Préparation et émission des factures clients

Suivi des contrats, avenants et sous-traitances

Participation au suivi du prévisionnel de facturation

Relance des règlements et suivi des encaissements

Coordination avec le Responsable Administratif et Financier

Conditions du poste

Contrat à durée indéterminée (CDI)

Temps plein de 35 heures hebdomadaires (Possibilité d'un temps partiel à 80 % si souhaité)

Poste basé principalement en présentiel afin de garantir la proximité avec les équipes et la réactivité nécessaire au fonctionnement de l'agence

Télétravail occasionnel possible selon les besoins et l'organisation du service